Η αναφορά συμβάντος μπορεί να είναι σύντομη ή αναλυτική. Ωστόσο, πρέπει να περιέχει δεδομένα σχετικά με το πόσα χρήματα δαπανήθηκαν για τη διοργάνωση της εκδήλωσης και πόσους επισκέπτες ήρθαν. Και επίσης μια λίστα με τον τύπο που παρακολούθησε το βράδυ.
Οδηγίες
Βήμα 1
Συμπληρώστε την "κεφαλίδα" της αναφοράς ως εξής. Πάνω, στη μέση του φύλλου Α4, γράψτε ΑΝΑΦΟΡΑ σε μεγάλη εκτύπωση. Στην επόμενη γραμμή "σχετικά με τη διοργάνωση", αναφέροντας το όνομα του συμβάντος σε εισαγωγικά. Παρακάτω είναι η ημερομηνία και ο χώρος.
Βήμα 2
Μετά από δύο ή τρεις γραμμές με εσοχή, πληκτρολογήστε τη διάκριση "προσκεκλημένοι". Εδώ αναφέρετε τον αριθμό εκείνων στους οποίους εστάλησαν οι κάρτες πρόσκλησης και εκείνων που παρακολούθησαν την εκδήλωση. Μπορείτε να το μάθετε με απλό τρόπο. Προετοιμάστε μια συγκεκριμένη ποσότητα αναμνηστικών εκ των προτέρων. Λίγο πριν το τέλος της εκδήλωσης, τοποθετήστε τους διαφημιστές κοντά στην έξοδο που θα διανείμουν δώρα. Υπολογίζοντας τον υπόλοιπο αριθμό, θα μάθετε πόσους επισκέπτες ήταν. Ή, με το πρόσχημα μιας λαχειοφόρου αγοράς, συλλέξτε προσκλήσεις και επαγγελματικές κάρτες από όσους ήρθαν. Από τη μία πλευρά, θα μετρήσετε εκείνους που είναι παρόντες, από την άλλη, θα αποκτήσετε χρήσιμες επαφές. Προσδιορίστε ξεχωριστά πόσα άτομα ήταν - γενικοί διευθυντές επιχειρήσεων, μέτοχοι, διάσημες προσωπικότητες. Αναφέρετε τα ονόματα και τα επώνυμά τους.
Βήμα 3
Στην ενότητα "Τύπος", γράψτε πόσους δημοσιογράφους ήταν παρόντες και για ποια μέσα ενημέρωσης δούλεψαν. Προσθέστε τους αριθμούς επικοινωνίας εδώ. Εάν έχουν ήδη δημοσιευτεί δημοσιεύσεις, επισυνάψτε τις στην έκθεση.
Βήμα 4
Ο επόμενος υπότιτλος είναι "event". Εδώ περιγράφουμε πώς πήγε η βραδιά, ποιος από τη διοίκηση έπαιξε στη σκηνή, τι ήταν στο πρόγραμμα. Πείτε μας πώς αντιλαμβανόταν το κοινό τον οργανισμό, αν τους άρεσε το τραπέζι μπουφέ και η μουσική. Επισυνάψτε μια εκτίμηση κόστους στο τέλος. Όλα τα έξοδα πρέπει να αναφέρονται εκεί: ενοικίαση αίθουσας, πληρωμή για την εργασία του παρουσιαστή, κόστος αναμνηστικών κ.λπ. Μετρήστε πόσα χρήματα δαπανήθηκαν για κάθε επισκέπτη.
Βήμα 5
"Σημειώσεις". Εδώ, περιγράψτε τις αδυναμίες του συμβάντος με όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες. Όπου υπήρχαν δυσλειτουργίες, τι πήγε στραβά. Αυτό θα συμβάλει στην αποτροπή επανάληψης καταστάσεων στο μέλλον. Δώστε προτάσεις σχετικά με τον τρόπο βελτιστοποίησης της διαδικασίας οργάνωσης διακοπών. Ίσως χρειαστεί να εμπλέξετε περισσότερο προσωπικό ή να αλλάξετε το σύστημα ειδοποιήσεων επισκεπτών. Όλα αυτά τα σχόλια είναι πολύ σημαντικά για τη διοίκηση που ελέγχει την έκθεσή σας.
Βήμα 6
Η τελευταία είναι φωτογραφίες. Επισυνάψτε τις καλύτερες φωτογραφίες σας για την εκδήλωση στην αναφορά σας. Προσπαθήστε να συλλάβετε την εισροή των επισκεπτών, χαμόγελα στα πρόσωπα, χειροκροτήματα. Μην ξεχάσετε να επισυνάψετε μια φωτογραφία του σκηνοθέτη. Η διεύθυνση είναι πάντα κολακευτική προσοχή στο δικό της άτομο.
