Πολλοί οργανισμοί έχουν αυστηρές απαιτήσεις για την οργάνωση εγγράφων και τη δημιουργία αρχείων. Είναι απαραίτητο να διασφαλιστεί η ασφάλεια των περιπτώσεων και να απομονωθούν από αδιάκριτα μάτια. Οποιοσδήποτε υπάλληλος της εταιρείας πρέπει να είναι σε θέση να αναβοσβήνει αρχεία και να το κάνει με κόπο και εξαιρετικά ακριβή.
Απαραίτητη
- - Περιγραφή εργασίας
- - Χαρτικά ή μηχανή βιβλιοδεσίας
- - Νήμα ή ισχυρό νήμα
- - Βελόνα ραψίματος
- - Κόλλα χαρτικών
- - Λευκό χαρτί
- - Ψαλίδι
- - Χάρακα
- - Στυλό
- - Σφραγίδα (σφράγισμα κερί εάν είναι απαραίτητο)
Οδηγίες
Βήμα 1
Πρέπει να αναβοσβήνετε θήκες σύμφωνα με την περιγραφή της εργασίας σας. Σε κάθε περίπτωση, αυτή η εργασία σε όλες τις εταιρείες πραγματοποιείται σύμφωνα με τις γενικές αρχές. Πρώτον, πρέπει να αριθμήσετε κάθε έγγραφο με τη σειρά. Θυμηθείτε να αφαιρέσετε όλα τα συνδετήρες, τα μεταλλικά συνδετήρες και τους πείρους ασφαλείας από τα χαρτιά.
Βήμα 2
Ξεκινήστε να ράβετε τη θήκη έτσι ώστε τα φύλλα να μπορούν να διαβαστούν ελεύθερα. Για να το κάνετε αυτό, κάντε τέσσερις κατακόρυφες τρύπες με μια γραφική τρύπα στο κέντρο του αριστερού περιθωρίου των εγγράφων. Η απόσταση μεταξύ των οπών πρέπει να είναι τουλάχιστον τρία εκατοστά. Είναι βολικό να χρησιμοποιείτε ένα ειδικό επιτραπέζιο μηχάνημα για ραφή και δέσιμο εγγράφων A-4. Με τη βοήθειά του, δεν θα είναι δύσκολο να δημιουργήσετε τους απαραίτητους φακέλους - μπορεί να ανοίξει αμέσως μια στοίβα χαρτιού πάχους έως 10 cm.
Βήμα 3
Χρησιμοποιήστε μια ειδική βελόνα ραψίματος για δέσιμο εγγράφων, καθώς και σπάγγο ή ισχυρά νάιλον νήματα. Ως έσχατη λύση, μπορείτε να διπλώσετε τα συνηθισμένα νήματα αρκετές φορές. Συνήθως, τα έγγραφα ράβονται δύο φορές στη σειρά έτσι ώστε τα φύλλα να είναι πιο ασφαλή. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν η υπόθεση προετοιμάζεται για ένα αιώνιο αρχείο.
Βήμα 4
Αφήστε τα χαλαρά άκρα στο νήμα ή το σπάγγο περίπου 6 εκ. Θα πρέπει να τραβηχτούν μέσω της κεντρικής τρύπας στη λάθος πλευρά του τελευταίου εγγράφου και να δένονται σφιχτά σε έναν κόμπο.
Βήμα 5
Κολλήστε τον κόμπο και τα άκρα των νημάτων με κύκλο (περίπου 4 cm σε διάμετρο) ή τετράγωνο (4 επί 5 cm) με γραφική κόλλα. Το σχήμα πρέπει να είναι κομμένο από χοντρό λευκό χαρτί.
Βήμα 6
Τοποθετήστε τη σφραγίδα έτσι ώστε να επικαλύπτει μερικώς την ετικέτα χαρτιού και μια άκρη επικαλύπτει το τελευταίο φύλλο της συρραπτικής θήκης. Μπορείτε επίσης να γεμίσετε αυτό το μέρος με κερί σφράγισης.
Βήμα 7
Περιμένετε μέχρι να στεγνώσει εντελώς η κόλλα. Στη συνέχεια, ακριβώς κάτω από τη σφραγίδα, υποδείξτε τον αριθμό των φύλλων στο αρχείο και τοποθετήστε την υπογραφή του υπαλλήλου. Προσθέστε ένα γράμμα έγκρισης και υποδείξτε την ημερομηνία της έγκρισης. Κατατίθενται επίσης αντίγραφα εγγράφων από διάφορα φύλλα, ενώ είναι απαραίτητο να τοποθετήσετε μια σφραγίδα με υπογραφή, ημερομηνία και την επιγραφή "Το αντίγραφο είναι σωστό".
Βήμα 8
Συνδέστε τη θήκη για προσωρινή αποθήκευση σε χαρτόδετο χαρτί και τα έγγραφα για το μόνιμο αρχείο σε σκληρό εξώφυλλο. Αναφέρετε τις προθεσμίες στη ραμμένη θήκη.
