Δεν υπάρχει ενιαία αυστηρή μορφή για τη σύνταξη μιας αναφοράς. Κάθε οργανισμός, καθώς αποκτά εμπειρία, αναπτύσσει εσωτερικούς κανόνες και απαιτήσεις για αυτόν. Εάν αυτή είναι η πρώτη φορά που γράφετε μια αναφορά, προσπαθήστε να τη διατηρήσετε ουσιαστική και λογική.
Οδηγίες
Βήμα 1
Προσδιορίστε τη φόρμα αναφοράς. Η έκθεση μπορεί να είναι κειμενική και στατιστική. Στην πρώτη, οι πληροφορίες παρουσιάζονται με τη μορφή μιας συνεκτικής αφήγησης, η οποία, εάν είναι απαραίτητο, συμπληρώνεται με πίνακες, γραφήματα και άλλες εικόνες. Στη στατιστική έκθεση ισχύει το αντίθετο: οι αριθμητικοί δείκτες και τα διαγράμματα συνοδεύονται από σύντομες επεξηγήσεις κειμένου.
Βήμα 2
Ορίστε ένα χρονικό πλαίσιο. Μπορεί να γραφτεί μια αναφορά για την εργασία για μια εβδομάδα, μήνα, τρίμηνο, έτος. Αλλά μερικές φορές είναι απαραίτητο να αναφέρετε ένα συγκεκριμένο συμβάν, του οποίου η οργάνωση και η υλοποίηση χρειάστηκαν αρκετές ημέρες. Σε κάθε περίπτωση, οι πληροφορίες σχετικά με το χρονοδιάγραμμα θα πρέπει να αναφέρονται στον τίτλο της έκθεσης, για παράδειγμα: "Έκθεση για το έργο του τμήματος το δεύτερο τρίμηνο του 2011" ή "Έκθεση σχετικά με το σεμινάριο σχετικά με την τήρηση αρχείων στις 23-25 Ιανουαρίου, 2011 ".
Βήμα 3
Σχεδιάστε τη δομή της έκθεσης. Στην πρώτη ενότητα, κάντε μια «Εισαγωγή», στην οποία περιγράφετε εν συντομία τους στόχους που ήταν μπροστά σας, τις μεθόδους και το αποτέλεσμα της επίτευξής τους.
Βήμα 4
Στη συνέχεια, επισημάνετε μικρές ενότητες που αντικατοπτρίζουν το έργο που έχει γίνει πλήρως: προετοιμασία, στάδια υλοποίησης του έργου, θετικά αποτελέσματα, δυσκολίες που αντιμετωπίστηκαν και επιλογές για την εξάλειψή τους. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή στην οικονομική πλευρά. Πρέπει να επισημανθεί σε ξεχωριστή ενότητα και να περιγραφεί λεπτομερώς σύμφωνα με τις απαιτήσεις της λογιστικής του οργανισμού.
Βήμα 5
Να είστε σύντομοι και στο σημείο. Μην υποθέσετε ότι ο όγκος της αναφοράς θα υπογραμμίσει τη σημασία του. Αντίθετα, το αφεντικό σας θα αξιολογήσει την ικανότητά σας να εκφράζετε σκέψεις με συνοπτικό, σαφή και ικανό τρόπο.
Βήμα 6
Συμπληρώστε το κύριο σώμα της έκθεσης με παραρτήματα που υποστηρίζουν τα γεγονότα που έχετε περιγράψει. Αυτά μπορεί να είναι τιμολόγια και άλλα λογιστικά έγγραφα, αντίγραφα επιστολών ευχαριστιών, δημοσιεύσεις σχετικά με την εκδήλωση σε περιοδικά κ.λπ.
Βήμα 7
Ολοκληρώστε την έκθεση με μια ενότητα Συμπέρασμα. Εδώ θα διατυπώσετε τα συμπεράσματα και τις προτάσεις που προέκυψαν μετά την ολοκλήρωση της εργασίας και μπορεί να είναι χρήσιμες για τον οργανισμό στο μέλλον.
Βήμα 8
Εκτυπώστε την αναφορά σε φύλλα Α4. Αποφύγετε φανταχτερά γραμματοσειρά και μεγέθη χαρακτήρων κάτω από το 12. Αριθμήστε τις σελίδες. Εάν η αναφορά είναι μεγάλη, εκτυπώστε τον πίνακα περιεχομένων σε ξεχωριστό φύλλο για να σας βοηθήσει να πλοηγηθείτε γρήγορα στο κείμενο. Σχεδιάστε μια συνοδευτική σελίδα και τοποθετήστε την αναφορά σε ένα φάκελο.
