Ο γραμματέας οργανώνει, διανέμει και διασφαλίζει τις δραστηριότητες του επικεφαλής. Πρώτα απ 'όλα, είναι βοηθός σε διάφορα οργανωτικά ζητήματα. Μια τέτοια εργασία απαιτεί γρήγορη εναλλαγή από τον ένα τύπο εργασίας στον άλλο.
Ο γραμματέας έχει πολλές ευθύνες, αλλά ενώνεται από έναν κοινό στόχο: να παρέχει στον διευθυντή τη μέγιστη βοήθεια στην εργασία του και να εξοικονομεί χρόνο. Ο γραμματέας πρέπει να εργαστεί με έγγραφα, τηλέφωνο, φαξ, να λαμβάνει και να διανέμει κλήσεις, να επικοινωνεί με επισκέπτες, να οργανώνει συναντήσεις, συναντήσεις, επαγγελματικά ταξίδια για τη διαχείριση.
Καθήκοντα του γραμματέα
Συχνά σε μικρές οργανώσεις, ο γραμματέας είναι επίσης επιφορτισμένος με τα καθήκοντα ενός γραμματέα. Αυτές περιλαμβάνουν τη συντήρηση και διαχείριση επίσημων εγγράφων, την προετοιμασία εγγράφων, την οργάνωση της κυκλοφορίας και τις δραστηριότητες μαζί τους, τη λογιστική και την αποθήκευση.
Εάν ο τόμος δεν είναι πολύ σημαντικός, αυτό είναι ευθύνη του γραμματέα. Εάν οι τόμοι είναι πολύ μεγάλοι, εισάγεται η θέση ενός υπαλλήλου, η οποία απαιτεί ειδική εκπαίδευση. Η κύρια δραστηριότητα του γραμματέα είναι η εργασία με εξοπλισμό γραφείου και έγγραφα. Απαιτείται προσοχή και ακρίβεια.
Η γνώση ξένων γλωσσών γίνεται το κυρίαρχο σημείο. Κατά τη σύνταξη ενός βιογραφικού σημειώματος, είναι υποχρεωτικό να αναφέρεται το επίπεδο επάρκειας σε αυτά.
Η εκπαίδευση δεν πρέπει κατ 'ανάγκη να διαφέρει στη συγκεκριμένη εξειδίκευση. Ωστόσο, μια απαραίτητη προϋπόθεση είναι η ουσία της, που σχετίζεται με την ικανότητα ανάλυσης δεδομένων, βρίσκοντας μια προσέγγιση για τους ανθρώπους.
Στις προσωπικές ιδιότητες, δεν είναι περιττό να αναφέρουμε την ψυχραιμία, την οργάνωση και την κοινωνικότητα. Ο γραμματέας είναι το πρόσωπο της εταιρείας. Η θέση είναι αρκετά υπεύθυνη.
Οι ευθύνες περιλαμβάνουν διανομή τηλεφωνικών κλήσεων, συνάντηση επισκεπτών. Είναι γενικά αποδεκτό να θεωρείται η γραμματειακή εργασία ως το αρχικό στάδιο μιας σταδιοδρομίας. Αλλά για μια τέτοια αφετηρία, απαιτείται ένα αρκετά υψηλό επίπεδο εκπαίδευσης.
Η εμφάνιση του γραμματέα είναι η επαγγελματική κάρτα της εταιρείας. Οι ευθύνες μπορεί να περιορίζονται αποκλειστικά στην εξυπηρέτηση καφέ και τη λήψη κλήσεων, αλλά είναι πιθανό να επεκταθεί με τη μορφή σύνταξης κριτικών εγγράφων και οργάνωσης αναψυχής για τη διαχείριση και την οικογένειά του.
Επομένως, είναι σημαντικό να υποδείξετε τα επιτεύγματα στο βιογραφικό σας. Αυτό είναι υποχρεωτικό ακόμη και αν ο προηγούμενος τόπος εργασίας ήταν θέση ταχυμεταφοράς. Η αναφορά επιτευγμάτων δίνει στον υποψήφιο εργοδότη την κατανόηση ότι ο αιτών εργασία είναι ικανός να αποτιμήσει την εργασία του στο χώρο εργασίας και την ικανότητα να επισημάνει τα βασικά σημεία της εμπειρίας.
Επιτυχίες
Τα επιτεύγματα είναι πάντα ενδεικτικά, καθώς οι προληπτικοί και παραγωγικοί εργαζόμενοι ενδιαφέρουν κάθε εργοδότη. Είναι καλύτερο να υποδείξετε τα επιτεύγματα με τη βοήθεια συγκεκριμένων αριθμών ή γεγονότων.
Αρκεί να αναφέρουμε μερικά βασικά σημεία, αλλά πραγματικά σημαντικά και σημαντικά. Αυτό θα σας επιτρέψει να επισημάνετε το κύριο πράγμα χωρίς υπερφόρτωση της ενότητας με τεράστια ποσότητα πληροφοριών. Κατά την καταχώριση των κύριων επιτευγμάτων, πρέπει να τονιστεί ποιο όφελος ή όφελος έχει λάβει η εταιρεία.
Για παράδειγμα, υποδεικνύοντας την επιτυχία, μπορείτε να τερματίσετε την πρόταση με μια φράση ότι η εφαρμογή μείωσε το κόστος της εταιρείας κατά έναν ορισμένο αριθμό τοις εκατό. Είναι σημαντικό να περιγράψετε σωστά τα επιτεύγματά σας. Δεν πρέπει να μετατρέψετε το βιογραφικό σας σε ομοιότητα μιας περιγραφής εργασίας. Ακόμα κι αν αυτό το έγγραφο έχει ληφθεί ως βάση για την περιγραφή της εμπειρίας, είναι λογικό να ελέγχετε προσεκτικά όλη τη διατύπωση.
Μερικές φορές οι επιτυχίες περιγράφονται στο πρώτο άτομο. Αυτή η διατύπωση έρχεται σε αντίθεση με τη γενική έννοια του βιογραφικού. Καλύτερα να αποφύγετε τη χρήση τους. Πιο βολικές και δικαιολογημένες είναι οι επιλογές "εφαρμόστηκε", "η στρατηγική εφαρμόστηκε … η οποία παρείχε …" και ούτω καθεξής.
Μπορείτε να αναφερθείτε σε οποιαδήποτε από τις πιο σημαντικές επιτυχίες σας στη συνοδευτική επιστολή που αποστέλλεται με το βιογραφικό σας. Αφού διαβάσει ένα τέτοιο μήνυμα, ο εργοδότης ή ο διευθυντής σίγουρα θα επιθυμούσαν να εξοικειωθούν με το συνημμένο έγγραφο.
Παραδείγματα και προτάσεις
Τα επιτεύγματά τους μπορούν ακόμη και να είναι στη ρουτίνα. Ανάμεσά τους υπάρχουν και οι πιο κερδισμένοι:
- επιτυχή περάτωση πολλών επιταγών ·
- επιτάχυνση της ροής εγγράφων στην επιχείρηση με την εισαγωγή και ανάπτυξη ηλεκτρονικής βάσης δεδομένων μαζί με το τμήμα προγραμματισμού ·
- οργάνωση μιας επιτυχούς μετάβασης μιας μεγάλης εταιρείας από την έκδοση 7.7 "1C: Enterprise" σε 8.3.
- αύξηση της αποτελεσματικότητας του τμήματος σχεδιασμού μέσω της εισαγωγής αυτοματισμού υπολογισμών, η οποία εξασφάλισε διπλή μείωση του προσωπικού των οικονομολόγων.
Είναι σημαντικό να περιγράψουμε τι έχει επιτευχθεί. Η επιτυχία του επικεφαλής λογιστή δεν πρέπει να αποδοθεί εάν οι ευθύνες του δεν ήταν μέρος των λειτουργιών που εκτελέστηκαν. Και σε ορισμένες περιπτώσεις, όταν αλλάζετε τον τύπο δραστηριότητας, καθίσταται απαραίτητο να φέρνετε τις νίκες πιο κοντά σε νέα καθήκοντα ανάπτυξης σταδιοδρομίας.
Τα επαγγελματικά επιτεύγματα αποδεικνύουν τα καθήκοντα και τους στόχους που επιτυγχάνονται κατά τη διάρκεια των δραστηριοτήτων. Μπορούν να είναι συνέπεια της εκδήλωσης του απαραίτητου συνόλου των ποιοτήτων. Για έναν ηγέτη, αυτό σημαίνει πολλά.
Έτσι, μεταξύ των επιτυχημένων επιλογών μπορεί να εμφανιστούν:
- συντονισμός του έργου των κορυφαίων στελεχών της εταιρείας ·
- προετοιμασία συμβάσεων, τα απαραίτητα έγγραφα για υπογραφή ·
- λήψη κλήσεων με τη διανομή τους ·
- αποστολή, λήψη και εγγραφή αλληλογραφίας ·
- συνάντηση και συντονισμός των προσκεκλημένων ·
- βοήθεια και διοργάνωση εταιρικών εκδηλώσεων ·
- Ταξιδιωτική υποστήριξη
- διοικητική υποστήριξη του προϊσταμένου ·
- παροχή όλων των απαραίτητων για πλήρη λειτουργία ·
- συντονισμός των δραστηριοτήτων καθαρισμού και ταχυμεταφορών ·
- αντίσταση στο άγχος και χωρίς σύγκρουση, εξαιρετικές δεξιότητες επικοινωνίας.
- ευχάριστη κομψή εμφάνιση
- δεξιότητες στη χρήση εξοπλισμού γραφείου ·
- ικανότητα εργασίας με εμπιστευτικές πληροφορίες ·
- κατοχή υπολογιστή, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook και άλλων προγραμμάτων υπολογιστή για εργασία με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, "Consultant Plus", Lotus σε επίπεδο προχωρημένου χρήστη.
Τα επιτυχημένα παραδείγματα βιογραφικού περιλαμβάνουν εκείνα που προσδιορίζουν και εκτελούν ευθύνες. Είναι επίσης λογικό να ενημερώνουμε τον δυνητικό εργοδότη για τους λόγους για τους οποίους η επίσημη απασχόληση δεν πραγματοποιήθηκε νωρίτερα.
Σημασία της ένδειξης των επιτευγμάτων
Μια παραλλαγή της επιτυχούς ένδειξης των απαραίτητων ιδιοτήτων υπό το φως των απαιτήσεων για τον αιτούντα μπορεί να είναι η ακόλουθη:
- οργάνωση της ζωής γραφείου: παραγγελία νερού, καφέ, χαρτικών, οργάνωση επισκευής εξοπλισμού γραφείου, καθαρισμός.
- μετάφραση τεκμηρίωσης, συμπεριλαμβανομένης της τεχνικής ·
- Εργαστείτε με εξοπλισμό γραφείου.
- παροχή συμβουλών στους πελάτες για τις υπηρεσίες της εταιρείας ·
- διοργάνωση συναντήσεων VIP-καλεσμένων ·
- παρέχοντας ένα ευχάριστο και άνετο εργασιακό περιβάλλον.
Είναι λογικό να υποδεικνύουμε πραγματικούς λόγους ως λόγους εγκατάλειψης του προηγούμενου χώρου εργασίας. Για παράδειγμα, εργασία χωρίς επίσημη εγγραφή, βάσει σύμβασης πολιτικής εργασίας. Πρέπει να επισυναφθεί το αντίστοιχο έγγραφο.
Επιτρέπονται οι ακόλουθες επιλογές: κατά την εξέταση προτάσεων, τυχόν αντικειμενικοί λόγοι δεν οδήγησαν στην απασχόληση.
- τη μεγάλη απόσταση από τον τόπο μελλοντικής εργασίας από τον τόπο κατοικίας (είναι άβολο να φτάσετε εκεί).
- ασυνέπεια των καθηκόντων που αναφέρονται στην ανακοίνωση ·
- αδιαφανείς όροι πληρωμής
- μη συμμόρφωση με το TC ·
- επανεκπαίδευση, συμβιβαστική, οικογενειακή κατάσταση.
Στη λίστα των επαγγελματικών δεξιοτήτων και ικανοτήτων, αναφέρονται εκείνες που συμβάλλουν στα επιτεύγματα. Αυτό μπορεί να είναι η απάντηση κλήσεων, η εγγραφή τους με ενημέρωση του διευθυντή, η κατάρτιση προγράμματος εργασίας για το αφεντικό, η εκτέλεση εργασιών, η σύνταξη σημειώσεων υπηρεσίας, η εργασία με οποιαδήποτε έγγραφα.
Είναι πολύ καλό να αναφέρουμε την εμπειρία της έκδοσης παραγγελιών σε υπαλλήλους από τον διευθυντή και την παρακολούθηση της εκτέλεσης τους, την εύρεση εργολάβων για μεμονωμένες εργασίες, την παροχή στον χώρο εργασίας του διευθυντή με τα απαραίτητα μέσα με τη μορφή προμηθειών γραφείου, εξοπλισμού, διευκολύνοντας την έγκαιρη εξέταση των αιτημάτων και προτάσεις από υπαλλήλους, τη διατήρηση αρχείου αρχείων και εγγράφων, τη διασφάλιση της ασφάλειάς τους, μεταφορά στο αρχείο, οργάνωση επαγγελματικών ταξιδιών για το κεφάλι, παραγγελίες αεροπορικών και σιδηροδρομικών εισιτηρίων, κράτηση ξενοδοχείων.
Το επαγγελματικό επίτευγμα σε ένα βιογραφικό είναι ένα σημαντικό μέρος του. Δεν πρέπει ποτέ να το παραμελείτε όταν γράφετε ένα βιογραφικό και ελπίζετε να κάνετε ευνοϊκή εντύπωση στον εργοδότη. Από την εργασιακή εμπειρία, ξεχωρίζουν πραγματικά τα πλεονεκτήματά τους, τη συμμετοχή σε έργα, την εκτέλεση οποιωνδήποτε εργασιών, την προηγμένη εκπαίδευση. Οποιαδήποτε επιτεύγματα μπορούν να επισημανθούν σε οποιοδήποτε πεδίο δραστηριότητας.
Μην ντρέπεστε για τον εαυτό σας λίγο. Αυτό θα βοηθήσει το βιογραφικό να είναι ενδιαφέρον για τον εργοδότη. Τότε η πρόσκληση για συνέντευξη δεν θα σας κάνει να περιμένετε.
