Η εθιμοτυπία είναι μια πολύπλευρη έννοια, υπάρχουν κανόνες συμπεριφοράς στην κοινωνία, στο τραπέζι ή στους δημόσιους χώρους. Υπάρχει επίσης η επιχειρηματική εθιμοτυπία, ιδίως η επιχειρηματική εθιμοτυπία. Η φήμη της εταιρείας εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τον τρόπο διεξαγωγής της αλληλογραφίας με πελάτες, υπαλλήλους και συνεργάτες.
Γενικοί κανόνες επιχειρηματικής αλληλογραφίας
Η γραπτή ομιλία είναι πολύ διαφορετική από την προφορική, ιδίως την επαγγελματική αλληλογραφία. Οι σύγχρονες πραγματικότητες είναι τέτοιες που το γράψιμο σημαίνει όλο και περισσότερο ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και όχι ένα μήνυμα σε χαρτί.
Όταν πρόκειται για επιχειρηματικές διαπραγματεύσεις με συνεργάτες, για τυχόν μηνύματα που σχετίζονται με επιχειρηματικές στιγμές, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι η καλύτερη επιλογή για τη μεταφορά πληροφοριών. Ωστόσο, γράφετε πρόσκληση, ευχαριστώ ή συγχαρητήρια γράμματα γίνεται σε χαρτί.
Θεωρείται καλή πρακτική η χρήση χαρτιού ποιότητας και κατά προτίμηση επιστολόχαρτου με το λογότυπο του οργανισμού. Είναι καλύτερα να παραδώσετε σημαντικές επιστολές ή προσκλήσεις σε ειδικές εκδηλώσεις μέσω ταχυμεταφοράς ή συστημένης αλληλογραφίας. Το μήνυμα σε όμορφο χαρτί υψηλής ποιότητας φαίνεται σταθερό και αυξάνει την βαθμολογία της εταιρείας.
Στην επιχειρηματική αλληλογραφία, η ορθότητα, ο γραμματισμός και η ακρίβεια του μηνύματος είναι σημαντικές. Δεν επιτρέπεται υπερβολική συναισθηματικότητα, οικειότητα, προσβλητικές παρατηρήσεις, καθώς και η διάρκεια και η ασάφεια της παρουσίασης.
Είναι σημαντικό να δομήσετε το κείμενο, να τοποθετήσετε σωστά τόνους και σημεία στίξης, έτσι ώστε ο παραλήπτης να είναι πολύ σαφής σχετικά με το τι ακριβώς είναι το γράμμα.
Όσον αφορά το στυλ επικοινωνίας, είναι καλύτερο να αποφεύγετε τις φράσεις florid, σύνθετες προτάσεις πολλαπλών επιπέδων και περιττές λέξεις. Επιτρέπεται η αφθονία επαγγελματικών κλισέ στην αλληλογραφία των επιχειρήσεων.
Για λόγους σαφήνειας, μπορείτε να προσθέσετε γραφήματα, διαγράμματα ή πίνακες στο κείμενο.
Είναι απαράδεκτο να χρησιμοποιείτε emoticon και εικόνες στην επαγγελματική αλληλογραφία. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει το κείμενο για σφάλματα και τυπογραφικά λάθη πριν από την αποστολή.
Κανόνες σχεδίασης επαγγελματικών επιστολών
Μια καλογραμμένη επαγγελματική επιστολή πρέπει να έχει σαφή δομή. Δεν υπάρχει ενιαίο πρότυπο, αλλά υπάρχουν γενικοί κανόνες σχεδιασμού.
Μια επαγγελματική επιστολή αποτελείται από μια κεφαλίδα, χαιρετισμό, περιεχόμενο (βάση), αποχαιρετισμός, υπογραφή και λεπτομέρειες του οργανισμού αποστολής.
Η "κεφαλίδα" της επιστολής συνήθως περιέχει το όνομα του οργανισμού, το λογότυπο, τη διεύθυνση και τις επαφές για επικοινωνία (τηλέφωνο, e-mail, φαξ).
Επίσης, ο τύπος δραστηριότητας της εταιρείας και τα ονόματα των διευθυντών μπορούν να αναφέρονται στην κεφαλίδα.
Το καπάκι τυπώνεται συχνότερα στο κέντρο του φύλλου, μερικές φορές επιτρέπεται να βρίσκεται στην επάνω γωνία.
Μια αξιόπιστη εταιρεία πρέπει να έχει το δικό της επιστολόχαρτο. Επίσης, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρέπει να έχουν φόρμες, αυτό δίνει στον οργανισμό σταθερότητα.
Στο μέρος καλωσορίσματος, μπορείτε να γράψετε "Καλησπέρα" ή "Γεια" εάν το μήνυμα δεν έχει αυστηρό διαπροσωπικό χαρακτήρα. Σε μια σαφή επαγγελματική επιστολή, ειδοποίηση ή άλλη τεκμηρίωση της επιχείρησης, θα ήταν καταλληλότερο να απευθυνθείτε αμέσως στον παραλήπτη με όνομα και πατρονική.
Το πιο σημαντικό πράγμα στην επιχειρηματική αλληλογραφία είναι το κύριο περιεχόμενο της επιστολής - η βάση.
Αυτό το μέρος έχει το υψηλότερο φορτίο πληροφοριών, σε αυτό αποκαλύπτεται ο σκοπός της ένστασης.
Μπορεί να υπάρχουν αρκετοί λόγοι για επικοινωνία, αντίστοιχα, η παρουσίαση κάθε πτυχής πρέπει να ξεκινά με μια ξεχωριστή παράγραφο. Η δομή του κυρίως σώματος της επιστολής είναι απαραίτητη για τη διαφοροποίηση των θεμάτων και την καλύτερη κατανόηση των πληροφοριών.
Παραδείγματα παραγράφων περιλαμβάνουν τις ακόλουθες φράσεις: "σας ζητάμε", "ενημερώνετε", "προσφέρετε υπό εξέταση" και άλλα.
Αξίζει να θυμόμαστε ότι υπάρχει επίσης μια δομή εντός των πτυχών.
Ο αποστολέας μιας επαγγελματικής επιστολής πρέπει να αιτιολογήσει τη συνάφεια του αιτήματος, να γνωστοποιήσει το κύριο περιεχόμενό του και να περιγράψει το αναμενόμενο αποτέλεσμα σε περίπτωση θετικής απάντησης.
Οι τύποι άμεσης ομιλίας χρησιμοποιούνται σπάνια σε επαγγελματικές επιστολές. Ο κύριος σκοπός της τελευταίας φράσης είναι να εκφράσει το σεβασμό του παραλήπτη και το συνηθισμένο αφιέρωμα στην ευγένεια. Παραδείγματα φράσεων κλεισίματος: "καλύτερες ευχές", "ευχές", "ευχαριστώ εκ των προτέρων για την απάντησή σας" και άλλα.
Η προσωπική υπογραφή πρέπει να βρίσκεται στο τέλος της επιστολής. Συνήθως αναφέρονται το επώνυμο, τα αρχικά και η θέση του αποστολέα, καθώς και οι αριθμοί τηλεφώνου επικοινωνίας.
Οι μεγάλες εταιρείες χρησιμοποιούν ηλεκτρονικές υπογραφές. Αυτό είναι ένα ειδικό αρχείο με υπογραφή κειμένου που τοποθετείται αυτόματα στο τέλος κάθε γράμματος. Η ηλεκτρονική υπογραφή δεν πρέπει να υπερβαίνει τις πέντε έως τις έξι γραμμές και να υπερβαίνει τους εβδομήντα χαρακτήρες.
Αυτή η δομή σχεδίασης ισχύει επίσης για προωθητικές επιστολές, συνοδευτικές επιστολές και ευχαριστήριες επιστολές, καθώς και για ειδοποιήσεις, δηλώσεις, αξιώσεις και προειδοποιήσεις.
Κατά την αποστολή μεγάλου όγκου πληροφοριών, μια σύντομη υποστήριξη γράφεται στο σώμα της επιστολής και το κύριο πακέτο καταρτίζεται ως ξεχωριστό συνημμένο. Εάν το συνημμένο "ζυγίζει" πολύ, θα πρέπει να προειδοποιήσετε τον παραλήπτη σχετικά με αυτό στη συνοδευτική επιστολή στο postcript.
Απάντηση σε επαγγελματική επιστολή
Σύμφωνα με τους κανόνες επιχειρηματικής εθιμοτυπίας, η απάντηση σε μια επιστολή δεν πρέπει να καθυστερεί για περισσότερο από δύο έως τρεις ημέρες. Εάν απαιτείται μεγαλύτερη χρονική περίοδος για μια απάντηση για διάφορους αντικειμενικούς λόγους, ειδοποιήστε τον αποστολέα σχετικά, αυτό θεωρείται καλή μορφή και προσθέτει αξιοπιστία στην εταιρεία.
Θυμηθείτε το κύριο πράγμα - πρέπει να απαντήσετε σε όλα τα επαγγελματικά email, εκτός από προφανή ανεπιθύμητα μηνύματα.
Κατά την απάντηση σε επαγγελματικές επιστολές, χρησιμοποιούνται συνήθως τυποποιημένοι τύποι ομιλίας:
- "Λυπούμαστε που σας ενημερώνουμε …".
- "Ευχαριστώ για …";
- "Σας προσκαλούμε με χαρά …".
- "Σας υπενθυμίζουμε …".
- "Σύμφωνα με το αίτημά σας, ενημερώνουμε …" και άλλους.
Για ευκολία, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ξεχωριστό αρχείο με παρόμοια μοτίβα ομιλίας. Όσον αφορά τα κενά, θα διευκολύνετε και θα επιταχύνετε σε μεγάλο βαθμό τη σύνταξη επαγγελματικών επιστολών.
Εάν η επιστολή είναι σημαντική και πρέπει να γνωρίζετε με βεβαιότητα ότι έχει παραδοθεί στον παραλήπτη, παραγγείλετε παράδοση μέσω ταχυμεταφοράς ή εκδώστε μια καταχωρημένη επιστολή (ρωσική ταχυδρομική) Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει μια λειτουργία "Ληφθείσα ειδοποίηση" που σας στέλνει αυτόματα επιβεβαίωση ότι το μήνυμά σας έχει προβληθεί.
Εάν δεν υπάρχει απάντηση στο γράμμα, σύμφωνα με την εθιμοτυπία, μπορείτε να πραγματοποιήσετε μια επιπλέον κλήση για να διευκρινίσετε την κατάσταση με την αλληλογραφία.
Τύποι αλληλογραφίας επιχείρησης
Αρχικά, υπάρχουν δύο τύποι επιχειρηματικής αλληλογραφίας: εσωτερική και εξωτερική. Η εξωτερική αλληλογραφία είναι αλληλογραφία που αποστέλλεται σε τρίτο παραλήπτη, ενώ η εσωτερική αλληλογραφία χρησιμοποιείται εντός των ορίων μιας εταιρείας.
Οι επαγγελματικές επιστολές, ανάλογα με τον επιδιωκόμενο σκοπό τους, χωρίζονται σε: εφαρμογές, ενημερωτικά δελτία, διαφημίσεις, ερωτήσεις, προτάσεις, προτάσεις, υπενθυμίσεις, αξιώσεις, προσκλήσεις και άλλα.
Γράμμα - ένα μήνυμα περιέχει πληροφορίες που ο παραλήπτης πρέπει να εκτελέσει οποιεσδήποτε εργασίες στο πλαίσιο μιας κοινής αιτίας. Αυτές οι πληροφορίες είναι σχετικές και σημαντικές τόσο για τον παραλήπτη όσο και για τον αποστολέα.
Αίτηση - ένας τύπος επαγγελματικής αλληλογραφίας που περιλαμβάνει την αποστολή αιτήματος με σκοπό τη λήψη πληροφοριών ή υπηρεσιών. Για παράδειγμα, μια αίτηση συμμετοχής σε μια εκδήλωση.
Αίτημα - ένα γραπτό αίτημα για λήψη πληροφοριών που σας ενδιαφέρουν. Το αίτημα μπορεί να είναι επίσημο και δεσμευτικό.
Μια επιστολή προσφοράς συνήθως προσφέρει συνεργασία ή συγκεκριμένες υπηρεσίες και εμπορικές προτάσεις. Συνήθως, τέτοιες επιστολές αποστέλλονται ταυτόχρονα σε πολλές διευθύνσεις · μπορεί να χρησιμοποιηθεί μαζική αλληλογραφία.
Πρόσκληση - μια μεμονωμένη επιστολή πρόσκλησης σε μια συνάντηση ή μια εορταστική εκδήλωση. Στο σχεδιασμό μιας τέτοιας αλληλογραφίας, επιτρέπεται η χρήση ειδικών εντύπων διακοπών ή καρτ-ποστάλ. Το κυριότερο είναι να αναφέρετε με σαφήνεια το όνομα της εκδήλωσης, τη διεύθυνση, την ώρα και τον τόπο της συνάντησης.
Μια επιστολή υπενθύμισης είναι ένα μήνυμα σχετικά με την εκπλήρωση οποιωνδήποτε υποχρεώσεων: αποπληρωμή χρέους, παροχή έκθεσης, υπενθύμιση συνάντησης και άλλα.
Εάν ένα από τα μέρη δεν πληρούσε τους συμβατικούς όρους ή παραβίασε τη συμφωνία, ο ζημιωθείς μπορεί να στείλει αξίωση. Ένα ξεχωριστό χαρακτηριστικό της επιστολής - αξιώσεις - είναι η παρουσία μιας λεπτομερούς περιγραφής των παραβιαζόμενων συνθηκών, πληροφορίες σχετικά με την εκτίμηση της ζημίας, αξιώσεις αποζημίωσης για απώλειες ή εξάλειψη της εντοπισμένης παραβίασης. Συχνά αυτή η αλληλογραφία συμπληρώνεται από αντίγραφα εγγράφων, φωτογραφιών και πιστοποιητικών αποδοχής.
Σε συστατικές επιστολές, αξιολογείται ένα τρίτο μέρος ή μια εταιρεία και παρέχονται τα χαρακτηριστικά τους. Τέτοια μηνύματα είναι πιο συχνά κοινά κατά την υποβολή αίτησης για νέα θέση.
Χαρακτηριστικά του email επιχείρησης
Σήμερα, ένα μεγάλο ποσοστό επιχειρηματικών επιστολών αποστέλλεται μέσω e-mail, οπότε οι κανόνες της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας διατυπώνουν επίσης απαιτήσεις για τη διεξαγωγή ηλεκτρονικής επικοινωνίας επιχειρήσεων.
Διαβάστε προσεκτικά τη διεύθυνση του αποστολέα. Θα πρέπει να λαμβάνετε ειδοποίηση με μηνύματα με παρόμοιες διευθύνσεις γραμματοκιβωτίου: "cupercat" ή "mini - μπικίνι". Εκτός από τα κανονικά ανεπιθύμητα μηνύματα, τα μηνύματα από τέτοιες διευθύνσεις ενδέχεται να περιέχουν ιούς.
Διατηρείτε πάντα τη γραμμή του θέματος σας σύντομη και στο σημείο.
Η εθιμοτυπία επιτρέπει την αναφορά του αρχικού μηνύματος έτσι ώστε ο παραλήπτης να καταλάβει αμέσως τι διακυβεύεται.
Επιτρέπεται η τοποθέτηση πρόσθετων υλικών στο εξάρτημα.
Η γνώση και η εφαρμογή των κανόνων δεοντολογίας στον τομέα της επιχειρηματικής επικοινωνίας βοηθά τον αποστολέα να κερδίσει καλή φήμη και να προσελκύσει νέους συνεργάτες.
