Ορισμένες εταιρείες διαθέτουν τεκμηρίωση για δεκαετίες. Για να αποφευχθεί το τσαλακωμένο ή χαμένο σημαντικό χαρτί, πρέπει να αρχειοθετηθούν σε φακέλους από σκληρό χαρτόνι ή πλαστικό. Δώστε σε κάθε συμβόλαιο έναν ξεχωριστό αριθμό για αναγνώριση.
Οδηγίες
Βήμα 1
Για να είναι εύκολο να βρείτε το επιθυμητό συμβόλαιο, κρατήστε ένα βιβλίο με αρχεία. Δώστε ένα έγγραφο στον αριθμό και καταχωρίστε το σε αυτό το ημερολόγιο. Εκτός από τον αριθμό, εισαγάγετε την ημερομηνία της σύμβασης. Η καταχώρηση στο περιοδικό θα πρέπει να έχει την εξής μορφή: 1. Σύμβαση αριθ. 123TP με ημερομηνία 22.02.2011 Στις σημειώσεις, μπορείτε να υποδείξετε την ουσία της σύμβασης, όταν απαιτείται από το εταιρικό στυλ τεκμηρίωσης.
Βήμα 2
Εάν υπάρχουν πολλές νομικές οντότητες στην εταιρεία, δημιουργήστε ένα ξεχωριστό βιβλίο συμβάσεων για καθένα. Χρησιμοποιήστε συμβατικά σύμβολα στη σημειογραφία σας. Για παράδειγμα, γράψτε τα συμβόλαια των Masha και Bears OJSC ως 123MM. Και σημειώστε τις αξίες από το ZAO "Three Little Pigs" με 123TP. Αντιστοιχίστε τους αριθμούς για να αποφύγετε τη σύγχυση.
Βήμα 3
Όταν η συμφωνία έχει περάσει όλες οι εγκρίσεις, υπογεγραμμένες από τους γενικούς διευθυντές και των δύο μερών, έχουν τοποθετηθεί σφραγίδες, μπορεί να κατατεθεί σε ένα φάκελο. Επιλέξτε φακέλους με σκληρό κάλυμμα - θα διασφαλίσουν την ασφάλεια των εγγράφων. Κάθε νομική οντότητα χρειάζεται το δικό της φάκελο.
Βήμα 4
Πριν από τα φύλλα. Πάρτε μια τρύπα και τρυπήστε νέες τρύπες. Τοποθετήστε το έγγραφο σε ένα φάκελο και ασφαλίστε το με ειδικές κεραίες. Διαχωρίστε το ένα συμβόλαιο από το άλλο με ένα κενό φύλλο Α4.
Βήμα 5
Μπορείτε επίσης να υποβάλετε συμβόλαια με άλλο τρόπο. Αυτό απαιτεί διαφανή αρχεία. Τοποθετήστε κάθε έγγραφο σε ξεχωριστό αρχείο και καρφιτσώστε το σε ένα φάκελο.
Βήμα 6
Μην αποθηκεύετε πάρα πολλά συμβόλαια σε έναν φάκελο - μπορεί να τσαλακωθούν. Ο φάκελος πρέπει να είναι εύκολο να κλείσει, μεμονωμένα φύλλα δεν πρέπει να κολλήσουν.
Βήμα 7
Για αποθήκευση φακέλων με συμβόλαια, έχετε ένα ξεχωριστό ράφι στην ντουλάπα. Στο φάκελο, γράψτε το έτος και τη νομική οντότητα που κατέχει τα έγγραφα. Αυτό θα σας επιτρέψει να βρείτε γρήγορα τα σωστά χαρτιά εάν χρειαστεί.
Βήμα 8
Δεν χρειάζεται να διατηρείτε φακέλους με συμβόλαια πριν από τρία χρόνια ανά πάσα στιγμή. Τακτοποιήστε τα σε κουτιά από χαρτόνι, υπογράφοντας το έτος και τη νομική οντότητα για την οποία εκδίδονται τα έγγραφα. Στείλτε τα κουτιά στην αποθήκη. Επιλέξτε ένα ξηρό μέρος για αποθήκευση. Η υγρασία είναι επιβλαβής για το χαρτί.
