Η λογιστική για διακανονισμούς με πιστωτές και οφειλέτες είναι ένας από τους βασικούς τομείς στο έργο της λογιστικής υπηρεσίας οποιουδήποτε οργανισμού. Η πράξη συμφιλίωσης των αμοιβαίων διακανονισμών είναι ένα πρωταρχικό λογιστικό έγγραφο που χρησιμοποιείται από τους αντισυμβαλλομένους για τον έλεγχο της εκπλήρωσης των αμοιβαίων υποχρεώσεων. Συντάσσεται με τη μορφή μητρώου που περιέχει όλες τις εργασίες για την αποστολή αγαθών, την παροχή εργασίας και υπηρεσιών και την πληρωμή τους για ένα ορισμένο χρονικό διάστημα.
Η μορφή της πράξης δεν καθορίζεται σε νομοθετικό επίπεδο, επομένως, κάθε επιχείρηση, με την επιφύλαξη όλων των απαιτήσεων για την προετοιμασία πρωτογενών εγγράφων, έχει το δικαίωμα να αναπτύξει τη δική της εκδοχή της πράξης. Ένα έγγραφο που καταρτίζεται από ένα από τα μέρη της συμφωνίας εις διπλούν και υπογράφεται από εξουσιοδοτημένο άτομο αποστέλλεται στον αντισυμβαλλόμενο, ο οποίος, σε περίπτωση συμφωνίας με την ορθότητα των αμοιβαίων διακανονισμών, το επιβεβαιώνει με υπογραφή και αποστέλλει ένα αντίγραφο πίσω.
Εάν υπάρχουν ασυμφωνίες, ο αντισυμβαλλόμενος έχει το δικαίωμα να υπογράψει μια πράξη, υποδεικνύοντας ανακρίβειες στη λογιστική ή να επισυνάψει το δικό του μητρώο διακανονισμών στο έγγραφο. Η άρνηση υπογραφής της πράξης σημαίνει ότι ο οφειλέτης δεν αναγνωρίζει την ύπαρξη υποχρεώσεων έναντι του αντισυμβαλλομένου.
Συνιστάται ανεπιφύλακτα να αφήσετε την έκθεση συμφιλίωσης σε περιπτώσεις όπου τα μέρη συνεργάζονται σε συνεχή βάση και σχεδιάζουν να ανανεώσουν τις υπάρχουσες συμφωνίες στο μέλλον και να συνάψουν πρόσθετες συμφωνίες σε αυτές. Αυτό το έγγραφο απαιτείται επίσης σε περιπτώσεις όπου το κόστος ενός προϊόντος, εργασίας ή υπηρεσίας είναι υψηλό και ο πωλητής παρέχει μια αναβολή πληρωμής.
Εάν τα μέρη της συμφωνίας έχουν αμοιβαίες υποχρεώσεις μεταξύ τους, τότε, αφού έχουν συνάψει μια πράξη συμφιλίωσης για να τα επιβεβαιώσουν, μπορούν να τα αντισταθμίσουν. Επιπλέον, η παρουσία ενός μητρώου αμοιβαίων υποχρεώσεων θα εξοικονομήσει χρόνο για την αναζήτηση πρωτογενών εγγράφων εάν υπάρχει ανάγκη αποσαφήνισης των διευθετήσεων μεταξύ αντισυμβαλλομένων. Οι δηλώσεις συμφιλίωσης που υπογράφονται από τα μέρη είναι επίσης επιβεβαίωση των υπολοίπων λογαριασμών εισπρακτέων και πληρωτέων στο τέλος της περιόδου αναφοράς και στην αρχή της επόμενης περιόδου κατά την κατάρτιση οικονομικών καταστάσεων.
Παρά το γεγονός ότι η έκθεση συμφιλίωσης δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί στο δικαστήριο ως απόδειξη συναλλαγής και ύπαρξης χρέους βάσει αυτής, μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να επεκτείνει το καταστατικό των περιορισμών και να αυξήσει τις πιθανότητες είσπραξης απαιτήσεων. Έχοντας στο χέρι μια υπογεγραμμένη πράξη συμφιλίωσης, πράγμα που σημαίνει ότι ο αντισυμβαλλόμενος αναγνωρίζει το χρέος του, ο πιστωτής αυξάνει την περίοδο κατά την οποία μπορεί να μηνύσει τον οφειλέτη για πληρωμή χρημάτων. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι πολύ σημαντικό να ελέγξετε εάν η αρχή του ατόμου του οποίου η υπογραφή είναι στο έγγραφο είναι έγκυρη.
