Κάθε μέρα σε οποιονδήποτε οργανισμό - σε ένα κρατικό ίδρυμα, σε μια μεγάλη ή μικρή επιχείρηση, σε έναν μεμονωμένο επιχειρηματία - υπάρχει ανάγκη πιστοποίησης των γεγονότων που απαιτούν εκτύπωση. Τις περισσότερες φορές, αυτά τα γεγονότα σχετίζονται με χρήματα ή επιβεβαίωση των υπογραφών των υπαλλήλων (η αυθεντικότητά τους) σε διάφορα έγγραφα. Ταυτόχρονα, υπάρχουν έγγραφα για τα οποία δεν απαιτείται εντύπωση σφραγίδας.
Κάθε νομική οντότητα πρέπει να έχει σφραγίδα. Αυτός ο κανόνας κατοχυρώνεται στο νόμο. Οι LLC, CJSC, OJSC και άλλοι οργανισμοί πρέπει να χρησιμοποιούν μια στρογγυλή σφραγίδα, η ένδειξη της οποίας περιλαμβάνει το πλήρες όνομα της εταιρείας στα ρωσικά και έναν σύνδεσμο προς τον τόπο της εδαφικής του τοποθεσίας. Το όνομα της εταιρείας μπορεί επίσης να αναγράφεται σε μια ξένη γλώσσα. Η σφραγίδα εμφανίζεται στη λίστα λεπτομερειών του εγγράφου, σύμφωνα με το GOST R 6.30-2003 «Ενοποιημένα συστήματα τεκμηρίωσης. Ενοποιημένο σύστημα οργανωτικής και διοικητικής τεκμηρίωσης. Απαιτήσεις για γραφειοκρατία "(εγκρίθηκε στις 03.03.2003). Ταυτόχρονα, η σφραγίδα, για παράδειγμα, δεν περιλαμβάνεται στον κατάλογο υποχρεωτικών λεπτομερειών ορισμένων πρωτογενών λογιστικών εγγράφων, με εξαίρεση τα τραπεζικά χαρτιά, τις εισπράξεις μετρητών, τα έγγραφα αποστολής κ.λπ. Η σύμβαση πρέπει να σφραγιστεί με σφραγίδα, εάν ορίζεται στο ίδιο το συμβόλαιο. όρος ή εάν δύο έντυπα "MP" ("Τόπος σφραγίδας") αναγράφονται στο έντυπο. Το ίδιο ισχύει και για πράξεις ολοκληρωμένης εργασίας (υπηρεσίες). Η χρήση σφραγίδας παρέχεται επίσης με πληρεξούσιο, το οποίο παρέχεται από τον οργανισμό σε έναν υπάλληλο (αυτή η θέση καθορίζεται στον Αστικό Κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας - ρήτρα 5 του άρθρου 185). Δεν υπάρχει απαίτηση για σφραγίδα σε ορισμένες μορφές οικονομικών καταστάσεων (διατάξεις εντολών του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας με ημερομηνία 22.07.2003 N 67n και από 02.07.2010 N 66n), ωστόσο, σύμφωνα με τις εντολές του Υπουργείου Οικονομικών της Ρωσίας με ημερομηνία 15.10.2009 N 104n και από 05.05.2008 N 54n, πρέπει να σφραγίζονται οι μορφές φορολογικών δηλώσεων (για ΦΠΑ, φόρο εισοδήματος και άλλες). Υποχρεωτική πιστοποίηση με τη σφραγίδα του οργανισμού παρέχεται για τα πιο σημαντικά έγγραφα προσωπικού: την πρώτη σελίδα του βιβλίου εργασίας, ένα ταξιδιωτικό πιστοποιητικό (έντυπο αρ. Τ-10), μια πράξη αποδοχής της εργασίας με σύμβαση εργασίας ορισμένου χρόνου (έντυπο αρ. Τ-73). Στον Κώδικα Εργασίας της Ρωσικής Ομοσπονδίας (άρθρο 57), η απαίτηση για σφραγίδα σε σύμβαση εργασίας δεν διευκρινίζεται, αλλά στην πράξη, συνήθως τίθεται σφραγίδα. Δεδομένου του γεγονότος ότι υπάρχουν πολλά έγγραφα για τα οποία δεν υπάρχει σαφής απόφαση σχετικά με την παρουσία ή την απουσία σφραγίδας, ένας οργανισμός θα πρέπει να αναπτύξει τη δική του εντολή (θέση, οδηγία), στην οποία είναι απαραίτητο να καταχωρηθεί ένας κατάλογος εγγράφων που απαιτούν πιστοποίηση από τη σφραγίδα. Κατά προσέγγιση λίστα αυτών παρατίθεται στο State System for Documentation Management - 1988, 1991. Οι επιλογές μπορεί να είναι οι εξής: - πράξεις (εργασία που εκτελείται, εξειδίκευση, διαγραφή, αποδοχή αντικειμένων κ.λπ.) · - ποσοστά κατανάλωσης (για παράδειγμα, για πολύτιμα μέταλλα) · - δείγματα αποτυπώσεων σφραγίδων, καθώς και δείγματα υπογραφών υπαλλήλων στους οποίους έχει δοθεί το δικαίωμα εκτέλεσης χρηματοοικονομικών και οικονομικών πράξεων · - εγγυητικές επιστολές · - αλληλογραφία με τη διαχείριση και τις δομές των διάφορα κυβερνητικά όργανα (για παράδειγμα, με τη φορολογική υπηρεσία, τα κονδύλια εκτός προϋπολογισμού, κ.λπ. Η σφραγίδα μπορεί να γίνει όχι ένα, αλλά πολλά (έχοντας τεκμηριώσει αυτό το γεγονός) - για κάθε ξεχωριστό τμήμα του οργανισμού. Κάθε σφραγίδα θα έχει τον δικό της συγκεκριμένο σκοπό - για κάρτες, έγγραφα, τιμολόγια. Η σφραγίδα στο έγγραφο πρέπει να τοποθετηθεί στη θέση του φύλλου όπου βρίσκεται το στήριγμα "MP" ("Τόπος της σφραγίδας"). Εάν δεν υπάρχει, η σφραγίδα τοποθετείται έτσι ώστε το αποτύπωμα να επικαλύπτει μέρος της λέξης - προσδιορισμός της θέσης του ατόμου που υπέγραψε το έγγραφο. Σε αυτήν την περίπτωση, η υπογραφή πρέπει να είναι σαφώς διακριτή, όπως όλες οι πληροφορίες από τη σφραγίδα.
