Χρειάζεστε επειγόντως ένα έγγραφο, αλλά δεν θυμάστε πού το βάλατε; Φέρτε παραγγελία στη ζωή του γραφείου σας, τακτοποιήστε τα πάντα σε αριθμημένους φακέλους - αυτό θα διευκολύνει τη δουλειά σας.
Βάζουμε τα πράγματα σε τάξη στα χαρτιά
Εάν υπάρχουν λίγα έγγραφα και σχετίζονται με έναν τομέα εφαρμογής, πρέπει να τοποθετηθούν όλα σε ένα μέρος, κατά προτίμηση σε ένα φάκελο. Ωστόσο, κατά κανόνα, ένας φάκελος δεν είναι αρκετός, θα πρέπει να υπάρχουν αρκετοί από αυτούς. Για παράδειγμα, ένας φάκελος με τα συστατικά έγγραφα μιας εταιρείας, για επιστολές, για συμβάσεις με προμηθευτές κ.λπ.
Με την επέκταση της επιχείρησης, ο αριθμός των φακέλων αυξάνεται. Μπορεί να μην χρειάζεστε ένα, αλλά πολλά ράφια για αυτούς. Και τότε εμφανίζονται οι εργαζόμενοι που θα έχουν τη δική τους ροή εγγράφων και τους φακέλους τους. Δηλαδή, ο πρώτος κανόνας είναι η διανομή εγγράφων σε θεματικούς φακέλους, οι οποίοι θα πρέπει να βρίσκονται σε ράφι.
Τώρα η βιομηχανία παράγει οριζόντιους και κάθετους δίσκους. Είναι πολύ πρακτικά, καταλαμβάνουν λίγο χώρο, ταιριάζουν καλά στο τραπέζι και καθιστούν δυνατή τη χρήση όλων των βασικών και συχνά χρησιμοποιούμενων εγγράφων, χωρίς να απαιτείται η αγορά νέων επίπλων.
Αρχείο
Εάν υπάρχουν πολλά έγγραφα, τότε μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ειδικό μητρώο (ημερολόγιο εγγραφής) για αυτά ή πολλά. Για παράδειγμα, αρχεία καταγραφής εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων. Περιέχουν την ημερομηνία εγγραφής και τον εισερχόμενο (εξερχόμενο) αριθμό εγγράφου, το σύντομο περιεχόμενό του και / ή το όνομά του και πού αποστέλλεται το έγγραφο (σε ποιο τμήμα, σε ποιο αξιωματούχο παραδόθηκε, σε ποιο φάκελο τοποθετήθηκε κ.λπ.).
Για μέρος ή για όλους τους φακέλους, εάν υπάρχουν πολλά έγγραφα και πολλοί παρόμοιοι φάκελοι (κατά την έννοια), μπορεί να χρειαστείτε ένα μητρώο εγγράφων σε κάθε φάκελο, δηλαδή μια λίστα αυτών, η οποία είναι ένθετη ή κατά κάποιο τρόπο προσαρτημένη στο στη μέση του φακέλου. Σε κάθε έγγραφο μπορεί να εκχωρηθεί ένας αριθμός (αν δεν υπήρχε πριν) ή να δώσετε το δικό σας. Τότε δεν θα χρειαστεί να ανατρέξετε σε όλα τα έγγραφα, αλλά απλώς κοιτάξτε τη λίστα τους και, στη συνέχεια, πάρτε τον απαραίτητο αριθμό.
Τοποθετήστε έγγραφα στους κατάλληλους φακέλους, δίσκους και ράφια, ξεκινήστε τα εγκαίρως και θα βρείτε τα πάντα γρήγορα και εύκολα.
Διατηρώντας το χώρο εργασίας καθαρό
Ο χώρος εργασίας πρέπει να διατηρείται σε τάξη. Προσπαθήστε να καθαρίζετε το τραπέζι σας καθημερινά ή τουλάχιστον μία φορά κάθε λίγες μέρες. Μπορείτε να αφήσετε τα απαραίτητα έγγραφα στο τραπέζι, να βάλετε τα υπόλοιπα σε φακέλους, σε δίσκους και ράφια και αν τα πήρατε από κάποιον, τότε τα επιστρέψτε. Μόνο αν το δώσετε, είναι καλύτερο να θυμάστε καλά ποιος ή ακόμα και να το γράψετε.
Και τελικά. Ένα άτομο του οποίου τα έγγραφα είναι πάντα στη διάθεσή του, μπορεί εύκολα να βρεθεί και να παραδοθεί εγκαίρως, πάντα σε καλή συνεργασία με τις αρχές. Σας ευχόμαστε αυτό με όλη μας την καρδιά.
