Η απόφαση οποιασδήποτε συνεδρίασης είναι νομικά δεσμευτική μόνο εάν επισημοποιηθεί στα πρακτικά. Τα πρακτικά των γονικών συναντήσεων, των συναντήσεων των ιδιοκτητών σπιτιού ή των μετόχων, φυσικά, διαφέρουν ως προς το περιεχόμενο, αλλά οι απαιτήσεις για τη φόρμα είναι πάντα σχεδόν ίδιες.
Γράψτε σε ένα προσχέδιο
Δεν είναι πάντα βολικό να πληκτρολογείτε έναν υπολογιστή κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης, επομένως τα πρακτικά μπορούν να γραφτούν πρώτα σε ένα πρόχειρο. Ορισμένες πληροφορίες μπορούν να εισαχθούν πριν ξεκινήσει η σύσκεψη. Πάνω γράψτε τη λέξη "Λεπτά", ακριβώς παρακάτω - το όνομα της σύσκεψης και την ημερομηνία. Ακόμη χαμηλότερα στα αριστερά, γράψτε τη λέξη "Παρακολούθησε". Εάν μια απόφαση αναμένεται να ληφθεί με ειδική ή απλή πλειοψηφία του ρόστερ, αναφέρετε πόσα άτομα θα έπρεπε να ήταν παρόντα. Αυτό είναι σημαντικό, για παράδειγμα, όταν πρόκειται για μια συνάντηση ιδιοκτητών σπιτιού που πρέπει να αποφασίσει πώς να διαχειριστεί το σπίτι, να συλλέξει χρήματα για μεγάλες επισκευές κ.λπ. Γράψτε την ατζέντα σας παρακάτω. Εάν σκοπεύετε να συζητήσετε θέματα για τα οποία δεν γνωρίζετε ακόμη, προσθέστε το στοιχείο "Διάφορα". Σε ορισμένες περιπτώσεις, πρέπει να καθοριστεί η προθεσμία.
Μετά την έναρξη της συνάντησης
Σημειώστε πόσα άτομα είναι παρόντα και πόσα πρέπει να είναι. Κάτω από την ημερήσια διάταξη, γράψτε τη λέξη «Ακούστηκε» και βάλτε άνω και κάτω τελεία. Γράψτε τις ερωτήσεις, τα ονόματα των ομιλητών και μια περίληψη των ομιλιών, σημείο προς σημείο. Οι ομιλητές ενδέχεται να κληθούν να υποβάλουν τις ομιλίες τους εκ των προτέρων. Καταγράψτε στα πρακτικά τις ερωτήσεις που τέθηκαν σε κάθε παρουσιαστή και τις απαντήσεις. Όσον αφορά τις λύσεις, μπορούν να εισαχθούν μετά από κάθε ερώτηση ή ως ένα μοναδικό μπλοκ στο κάτω μέρος του πρωτοκόλλου. Φροντίστε να υποδείξετε πόσα άτομα ψήφισαν "υπέρ", "κατά", πόσοι απείχαν. Σύμφωνα με τις αποφάσεις, γράψτε τα ονόματα του προέδρου και του γραμματέα και γράψτε την ημερομηνία. Σε ορισμένες περιπτώσεις, απαιτείται να αναφερθούν τα ονόματα όλων των μελών του προεδρείου.
Πληκτρολογήστε κείμενο στον υπολογιστή
Όταν πληκτρολογείτε σε υπολογιστή, ο γραμματέας συνήθως επεξεργάζεται το κείμενο. Προσπαθήστε να το επεξεργαστείτε έτσι ώστε να μην σπάσει το νόημα. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τις αποφάσεις. Δεν υπάρχει ομοιόμορφη φόρμα για την καταχώριση πρωτοκόλλων, αλλά συνήθως ισχύουν οι ακόλουθοι κανόνες:
- το κείμενο είναι δακτυλογραφημένο σε μέγεθος 14 σημείων με ένα ή ενάμισι διαστήματα ·
- ευθυγράμμιση του κύριου κειμένου - και στις δύο πλευρές.
- ευθυγράμμιση τίτλου - στο κέντρο, αριθμός παρευρισκομένων - δεξιά.
- οι παράγραφοι ξεκινούν με κόκκινη γραμμή.
Πληκτρολογήστε το κείμενο, μην ξεχάσετε να αφήσετε χώρο για τις υπογραφές του προέδρου και του γραμματέα, καθώς και να βάλετε αντίγραφα των υπογραφών. Βάλτε την ημερομηνία στο κάτω μέρος. Εκτυπώστε τα πρακτικά και αφήστε τον πρόεδρο και τον γραμματέα να το υπογράψουν. Υπάρχουν περιπτώσεις κατά τις οποίες μια σύσκεψη πραγματοποιείται ερήμην. Σε αυτήν την περίπτωση, τα κείμενα των ομιλιών δεν είναι γραμμένα. Το υπόλοιπο του πρωτοκόλλου καταρτίζεται με τον ίδιο τρόπο.
