Η διοργάνωση συνεδρίου απαιτεί προσεκτική προετοιμασία. Χωρίζοντας αυτήν τη διαδικασία σε στάδια, μπορείτε να ελαχιστοποιήσετε το κόστος εργασίας σε υψηλό επίπεδο της εκδήλωσης.
Απαραίτητη
Υπολογιστής με πρόσβαση στο Διαδίκτυο και προγράμματα βοήθειας για την πόλη, τηλέφωνο
Οδηγίες
Βήμα 1
Αποφασίστε για το θέμα του συνεδρίου, τον αριθμό των πιθανών συμμετεχόντων, το χρονοδιάγραμμα και τους καθηγητές. Διαπραγματευτείτε με καθηγητές για να λάβετε τη συγκατάθεσή σας για ομιλία
Βήμα 2
Με βάση το θέμα και τον προγραμματισμένο αριθμό συμμετεχόντων, είναι απαραίτητο να κάνετε επιλογές για τους χώρους των συνεδρίων. Αυτά μπορεί να είναι σπίτια πολιτισμού, αίθουσες συνεδριάσεων ξενοδοχείων, εστιατορίων, κέντρων αναψυχής και άλλων. Η επιλογή πραγματοποιείται μέσω αναζήτησης στο Διαδίκτυο και σε διάφορους καταλόγους πόλεων, με βάση τα ληφθέντα δεδομένα, σχηματίζεται ένας πίνακας πιθανών θέσεων, όπου αναγράφεται το όνομα, η διεύθυνση, ο αριθμός τηλεφώνου, ο αριθμός θέσεων, το κόστος και η διαθεσιμότητα του απαραίτητος εξοπλισμός (για παράδειγμα, προβολέας, οθόνη, μικρόφωνο).
Βήμα 3
Καλέστε την προκύπτουσα βάση δεδομένων για πιθανά μέρη και διευκρινίστε, εάν είναι δυνατόν, τις επιθυμητές ημέρες, το κόστος ενοικίασης, τη διαθεσιμότητα πρόσθετων υπηρεσιών (για παράδειγμα, διοργάνωση τραπεζιού σε μπουφέ). Ως αποτέλεσμα, επιλέξτε έναν τόπο και ημερομηνία.
Βήμα 4
Αναπτύξτε ένα εταιρικό στυλ για το συνέδριο (σύμβολο, σύνθημα, χρώματα κ.λπ.) και αποφασίστε για τα απαιτούμενα προϊόντα (επώνυμα σημειωματάρια, στυλό, προσκλήσεις, μπλουζάκια και άλλα). Παραγγείλετε προϊόντα για την εκδήλωση σε εταιρείες αναμνηστικών. Επίσης, διαμορφώστε το προγραμματισμένο πρόγραμμα.
Βήμα 5
Στείλτε προσκλήσεις σε πιθανούς συμμετέχοντες σε επιστολόχαρτα μέσω e-mail ή μέσω μιας μη τυποποιημένης λύσης χρησιμοποιώντας ένα courier / mail (για παράδειγμα, σε ένα συνέδριο για τη ανθοπωλεία με τη μορφή ενός λουλουδιού από ύφασμα σε χαρτόνι σχεδίασης).
Βήμα 6
Εγγραφή συμμετεχόντων, λεπτομέρειες του προγράμματος, βοήθεια στη μεταφορά και επιλογή καταλύματος (εάν είναι απαραίτητο). Συνεργασία με υπεργολάβους για τη διοργάνωση τραπεζιού σε μπουφέ, φωτογραφία και άλλα.
Βήμα 7
Την παραμονή της εκδήλωσης, ελέγξτε την ετοιμότητα της αίθουσας - εξοπλισμός, αναμνηστικά, οργάνωση τραπεζιού σε μπουφέ και πολλά άλλα.
Βήμα 8
Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης, είναι απαραίτητο να συντονιστεί το έργο των υπεργολάβων: διαφημιστές, υπηρεσίες τροφοδοσίας, φωτογράφοι και άλλα.
Βήμα 9
Μετά το συνέδριο, στείλτε ένα e-mail στο επιστολόχαρτο ευγνωμοσύνη για τη συμμετοχή στην εκδήλωση, μπορείτε να ζητήσετε σχόλια.
