Η επιστολή υπηρεσίας είναι ένας κοινός τρόπος για να ενημερώνετε τρίτους μέσω ταχυδρομείου Χρησιμοποιείται όταν είναι απαραίτητο να υπάρχει γραπτή επιβεβαίωση της μεταφοράς σημαντικών πληροφοριών στον συνεργάτη ή όταν είναι αδύνατο να χρησιμοποιηθούν άλλοι τύποι επικοινωνίας. Αυτό το έγγραφο έχει πολλές ποικιλίες, αλλά υπάρχουν γενικοί κανόνες που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά την προετοιμασία μιας τέτοιας επιστολής.
Απαραίτητη
Επιστολόχαρτο επιστολόχαρτου
Οδηγίες
Βήμα 1
Για να ξεκινήσετε, αποκτήστε το επιστολόχαρτο του οργανισμού σας ειδικά σχεδιασμένο για αυτές τις επιστολές. Η κύρια διαφορά του από το τυπικό επιστολόχαρτο είναι η παρουσία ταχυδρομικών στοιχείων μαζί με τα τραπεζικά στοιχεία. Εάν αυτό δεν συμβαίνει στην επιχείρησή σας, ετοιμάστε τη δική σας έκδοση. Τοποθετήστε το λογότυπο εδώ και υποδείξτε το όνομα του οργανισμού, τα στοιχεία της τράπεζας, την ταχυδρομική διεύθυνση, τα τηλέφωνα, το φαξ και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για επικοινωνία.
Βήμα 2
Στην επάνω δεξιά γωνία, αναφέρετε τον παραλήπτη της επιστολής (όνομα εταιρείας, ταχυδρομική διεύθυνση, θέση, πλήρες όνομα του κεφαλιού). Εάν η επιστολή απευθύνεται σε διάφορους οργανισμούς, οι διευθύνσεις τους τοποθετούνται το ένα μετά το άλλο, αλλά όχι περισσότερο από τέσσερις στη σειρά και χωρίς να καθορίζουν τους ηγέτες. Τώρα πηγαίνετε κατευθείαν στο κείμενο της επιστολής, καθώς αυτό το έγγραφο δεν γράφει το όνομά του (σε αντίθεση με πράξεις, υπομνήματα κ.λπ.). Αντ 'αυτού, μπορείτε να αναφέρετε εν συντομία το θέμα της επιστολής, την ουσία της ένστασής σας - "σχετικά με την καθυστέρηση πληρωμής", "σχετικά με την αλλαγή των όρων" κ.λπ.
Βήμα 3
Το κείμενο της επιστολής πρέπει να είναι επιχειρηματικό. Δηλώστε την ουσία όσο το δυνατόν συντομότερα και με μεγαλύτερη ακρίβεια για να αποφύγετε τη σύγχυση κατά τη μεταφορά σημαντικών πληροφοριών. Ένα γράμμα πρέπει να αντιμετωπίζει ένα ζήτημα. Μην προσπαθήσετε να λύσετε όλα τα προβλήματα ανάμεσα σε εσάς και τον σύντροφό σας με ένα γράμμα. Κάθε πρέπει να εξεταστεί χωριστά, καθώς μπορεί να υπάρχουν διαφορετικοί ερμηνευτές και, επιπλέον, αυτό μπορεί να είναι σημαντικό σε περίπτωση διαφορών που απαιτούν απόφαση στο δικαστήριο. Κατά συνέπεια, είναι καλύτερο να μην εμφανίζεται ο όγκος του γράμματος πέρα από μία σελίδα.
Βήμα 4
Τέλος, παραθέστε τυχόν πρόσθετα έγγραφα στην ενότητα Παραρτήματα. Αφήστε μια θέση για την υπογραφή του διαχειριστή και αποκρυπτογραφήστε την υπογραφή του σε παρένθεση (επώνυμο, αρχικά). Φροντίστε να αναφέρετε το πλήρες όνομα του ερμηνευτή και τον αριθμό τηλεφώνου γραφείου για επικοινωνία. Υπογράψτε το πρωτότυπο έγγραφο στον επόπτη σας και καταχωρίστε την επιστολή στον γραμματέα του οργανισμού σας ως εξερχόμενο έγγραφο.
