Η σωστά οργανωμένη εργασία γραφείου σε έναν οργανισμό ή μια επιχείρηση σας επιτρέπει να διατηρείτε τα έγγραφα σε τάξη και να ελέγχετε την κίνησή τους ανά πάσα στιγμή. Εάν η δραστηριότητα της εταιρείας σας σχετίζεται με τη σύναψη συμβάσεων, διατηρήστε ένα κατάλληλο ημερολόγιο της λογιστικής τους. Ένα καλά σχεδιασμένο περιοδικό θα καταστήσει δυνατή την καταγραφή των λεπτομερειών των εγγράφων και της χρονολογίας τους.
Απαραίτητη
- - ένα περιοδικό για την καταγραφή τεκμηρίωσης ·
- - υλικά προς καταγραφή ·
- - πένα;
- - μολύβι;
- - ψαλίδι;
- - χάρακα
- - χαρτί ·
- - νήματα
- - βελόνα
- - κόλλα.
Οδηγίες
Βήμα 1
Βρείτε μια βολική φόρμα για τη διατήρηση ενός ημερολογίου. Ταυτόχρονα, προχωρήστε από τις επείγουσες ανάγκες του οργανισμού και τις ιδιαιτερότητες της εργασίας γραφείου. Πρόσφατα, οι ηλεκτρονικές μορφές λογιστικής τεκμηρίωσης έχουν γίνει πιο διαδεδομένες, αλλά δεν είναι πάντα βολικές όταν εξοικειώνουν τους διαχειριστές με αυτούς. Στην απλούστερη περίπτωση, μπορείτε να συντάξετε ένα λογιστικό περιοδικό σε έναν τυπικό φορητό υπολογιστή μεγάλου μεγέθους.
Βήμα 2
Αριθμήστε τις σελίδες του περιοδικού τοποθετώντας διαδοχικούς αριθμούς στο κάτω μέρος ή στην κορυφή κάθε φύλλου. Ράψτε ολόκληρο το μπλοκ σελίδων με ισχυρό νήμα, οδηγώντας τα άκρα μετά την τελευταία σελίδα του περιοδικού. Γράψτε σε ένα μικρό κομμάτι χαρτί πόσα φύλλα περιέχει το βιβλίο. Κολλήστε αυτήν την ετικέτα στην τελευταία σελίδα στη σειρά, περνώντας τα άκρα του νήματος κάτω από αυτήν, δεμένα σε έναν κόμπο. Όταν στεγνώσει η κόλλα, τοποθετήστε εδώ τη σφραγίδα για τα έγγραφα και την υπογραφή του ατόμου που εξέδωσε το περιοδικό.
Βήμα 3
Ξεκινήστε να σχεδιάζετε τη σελίδα τίτλου σας. Γράψτε το όνομα του περιοδικού στο μπροστινό μέρος του περιοδικού, για παράδειγμα, "Περιοδικό συμβολαίου". Συμπεριλάβετε στην περιγραφή το όνομα του οργανισμού (εταιρεία) και τα κύρια στοιχεία του. Αφήστε δύο γραμμές για τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης του περιοδικού. Όλες αυτές οι πληροφορίες δεν μπορούν να εισαχθούν με το χέρι, αλλά προ-εκτυπωμένες σε εκτυπωτή και στη συνέχεια κολλημένες στο εξώφυλλο του περιοδικού.
Βήμα 4
Χωρίστε τις σελίδες εργασίας του περιοδικού σε όσες στήλες απαιτούνται για την πλήρη περιγραφή των εγγράφων που θα εγγραφούν. Φροντίστε να δώσετε στήλες για τον σειριακό αριθμό, την ημερομηνία παραλαβής του εγγράφου, τη σύναψη της σύμβασης, την έκδοση της παραγγελίας και ούτω καθεξής. Αφήστε μια ξεχωριστή στήλη για μια σύντομη περιγραφή της ουσίας του εγγράφου και του κύριου περιεχομένου του. Δώστε επίσης μια θέση για την υπογραφή του ατόμου που έλαβε το έγγραφο για εκτέλεση.
Βήμα 5
Εάν είναι απαραίτητο, καταχωρίστε το περιοδικό στο γραφείο (γραμματεία), δίνοντάς του τον κατάλληλο αριθμό και άλλες λεπτομέρειες. Μετά τη διαδικασία εγγραφής, το λογιστικό περιοδικό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τον επιδιωκόμενο σκοπό.
