Το περιεχόμενο και η εκτέλεση εγγράφων και επιχειρηματικών εγγράφων που συνοδεύουν τις δραστηριότητες οποιασδήποτε επιχείρησης ή οργανισμού ρυθμίζονται από τα σχετικά έγγραφα και τα πρότυπα της πολιτείας. Μια συνοδευτική επιστολή αναφέρεται σε επαγγελματικά έγγραφα, επομένως πρέπει να πληροί τις απαιτήσεις σχεδιασμού που καθορίζονται από το GOST R 6.30-2003.
Οδηγίες
Βήμα 1
Μια συνοδευτική επιστολή συντάσσεται με τον ίδιο τρόπο όπως μια κανονική. Γράψτε το στο επιστολόχαρτο της εταιρείας σας, το οποίο περιέχει το πλήρες όνομά της, την ταχυδρομική διεύθυνση, τα στοιχεία, τη διεύθυνση e-mail, το φαξ επικοινωνίας και τον αριθμό τηλεφώνου.
Βήμα 2
Στην επάνω δεξιά γωνία, υποδείξτε τον παραλήπτη του γράμματος, το επώνυμο και τα αρχικά του, τη θέση που κατέχει, τον οργανισμό, τη διεύθυνσή του και μην ξεχάσετε το ευρετήριο του οικισμού όπου βρίσκεται.
Βήμα 3
Στη γραμμή θέματος της επιστολής, μπορείτε να υποδείξετε "Συνοδευτική επιστολή προς την προωθημένη τεκμηρίωση", δεν χρειάζεται να κάνετε επικεφαλίδα του γράμματος. Ξεκινήστε με την παραδοσιακή διεύθυνση: "Αγαπητέ …!". Στη συνέχεια, γράψτε την τυπική φράση "Σας στέλνουμε …" και δώστε το γενικό όνομα του πακέτου εγγράφων στα οποία επισυνάπτετε αυτή τη συνοδευτική επιστολή. Εάν είναι απαραίτητο, υποδείξτε με ποιες συμφωνίες ή αιτήματα αποστέλλεται η τεκμηρίωση
Βήμα 4
Μια συνοδευτική επιστολή μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τακτική επαγγελματική αλληλογραφία. Εάν έχετε επιπλέον μήνυμα για αυτόν τον παραλήπτη, μπορείτε να το γράψετε στη δεύτερη και τρίτη παράγραφο.
Βήμα 5
Γράψτε τη λέξη "Συνημμένο:" ή "Συνημμένα:" ανάλογα με το πόσα έγγραφα θα επισυναφθούν σε αυτήν την επιστολή. Εάν το έγγραφο είναι ενικό, τότε μετά την άνω και κάτω τελεία το όνομά του, υποδείξτε πόσα φύλλα του εγγράφου και πόσα αντίγραφα αποστέλλεται.
Βήμα 6
Εάν υπάρχουν πολλά έγγραφα, τότε η λίστα τους θα πρέπει να καταρτιστεί ως αριθμημένη λίστα, κάθε αριθμός θα πρέπει να γραφτεί σε μια νέα γραμμή. Μετά το ψηφίο του αριθμού, αναφέρατε το όνομα του εγγράφου, τον αριθμό των φύλλων και των αντιγράφων.
Βήμα 7
Υπογράψτε την επιστολή από τον υπάλληλο που είναι εξουσιοδοτημένος να υπογράψει τέτοιες επιστολές, να τοποθετήσει την υπογραφή του και να πιστοποιήσει με τη σφραγίδα της επιχείρησης.
Βήμα 8
Στο κάτω μέρος, φροντίστε να αναφέρετε τον εκτελεστή αυτής της συνοδευτικής επιστολής, το επώνυμό του, τα αρχικά και τον αριθμό τηλεφώνου επικοινωνίας.
