Η επιχειρηματική αλληλογραφία διαθέτει χαρακτηριστικά που τη διακρίνουν από τα ιδιωτικά μηνύματα Το επίσημο στυλ επικοινωνίας, η ονομασία και η πατρονομική διεύθυνση, η τήρηση των κανόνων ορθογραφίας και στίξης είναι η βάση μιας σωστής επιχειρησιακής επιστολής.
Οδηγίες
Βήμα 1
Είναι καλύτερα να ξεκινήσετε το γράμμα με τις λέξεις "Αγαπητοί (οι) …". Εάν πρέπει να επικοινωνήσετε με ένα άτομο με υψηλότερη κατάταξη, φροντίστε να το κάνετε με όνομα και πατρονική. Εύκολη επικοινωνία στη ζωή, πρέπει να διατηρήσετε έναν επίσημο τόνο στην επαγγελματική αλληλογραφία. Εάν ξαφνικά οι επιστολές φτάσουν στον Διευθύνοντα Σύμβουλο, θα εκπλαγεί δυσάρεστα όταν βλέπει ένα χαιρετισμό όπως "Γεια σου, αδερφέ."
Βήμα 2
Όταν απευθύνεστε σε ένα άτομο, γράψτε με κεφαλαίο γράμμα: εσείς, εσείς, δικοί σας, εσείς κ.λπ. Πολλές αναφορές είναι πάντα πεζά.
Βήμα 3
Ο τόνος του γράμματος πρέπει να είναι σοβαρός και διακριτικός. Μην πηγαίνετε βαθιά σε μια λεπτομερή περιγραφή των ροών εργασίας, γράψτε το θέμα. Μην αφαιρέσετε πολύτιμο χρόνο από τον συνομιλητή επαναδιατυπώνοντας τις λεπτομέρειες που δεν χρειάζεται.
Βήμα 4
Χρησιμοποιήστε τυπικές γραμματοσειρές και μαύρες όταν γράφετε. Το κείμενο με ουράνιο τόξο δεν είναι εύκολο να διαβαστεί. Αν θέλετε να επισημάνετε κάποια φράση, γράψτε μπροστά της "Εφιστώ την προσοχή σας ότι …".
Βήμα 5
Μην χρησιμοποιείτε emoticon. Σχετίζονται μόνο με φιλική αλληλογραφία. Για αυτήν, είναι καλύτερο να αφήσετε έναν χιουμοριστικό τόνο και τις εκφράσεις αργκό ("σαπούνι" - e-mail, "προγραμματιστής" - προγραμματιστής κ.λπ.)
Βήμα 6
Ξεκινήστε την επιστολή σας δηλώνοντας την ουσία του προβλήματος. Μόνο τότε θέστε όλες τις ερωτήσεις σας.
Βήμα 7
Προσπαθήστε να χωράτε σε φύλλο 1/3 A4 στη δωδέκατη γραμματοσειρά. Τα ογκώδη γράμματα είναι δύσκολο να διαβαστούν. Συχνά δεν διαβάζονται μέχρι το τέλος ή παραλείπονται ολόκληρες παράγραφοι. Εάν πρέπει να γράψετε πολλά, χωρίστε τις πληροφορίες σε πολλά μηνύματα.
Βήμα 8
Καλύτερο τέλος για ένα επιχειρηματικό γράμμα "Με εκτίμηση, όνομα και επώνυμο". Εάν επικοινωνείτε μέσω email, φροντίστε να γράψετε μια υπογραφή που θα συνοδεύει όλα τα γράμματα. Θα έπρεπε να είναι:
- επώνυμο, όνομα, εάν είναι απαραίτητο - patronymic;
- θέση ·
- Ονομα εταιρείας;
- η διεύθυνση;
- τηλέφωνο ·
- πρόσθετες πληροφορίες - σύνθημα, επιθυμία κ.λπ., εάν παρέχονται από το εταιρικό στυλ.
Βήμα 9
Ελέγξτε τη στίξη και την ορθογραφία. Εάν δεν είστε σίγουροι για τα κόμματα, δημιουργήστε την πρόταση διαφορετικά ή χωρίστε την σε δύο. Είναι καλύτερα να αντικαταστήσετε μια ύποπτη λέξη με ένα συνώνυμο.
