Το επιστολόχαρτο είναι ένα βασικό χαρακτηριστικό κάθε σύγχρονης εταιρείας. Οι κανόνες για το σχεδιασμό μιας τέτοιας φόρμας έχουν διαμορφωθεί για μεγάλο χρονικό διάστημα με βάση τις βασικές αρχές της ροής εγγράφων των επιχειρήσεων.
Ο σχεδιασμός του επιστολόχαρτου είναι ένα από τα κύρια καθήκοντα για τον επικεφαλής της εταιρείας στο στάδιο της δημιουργίας της. Η απουσία μιας τέτοιας μορφής δεν θα έχει αρνητικές νομικές συνέπειες, ωστόσο, θα έχει αρνητικές επιπτώσεις στην αλληλεπίδραση με αντισυμβαλλόμενους που δεν θα λάβουν σοβαρά υπόψη έναν τέτοιο οργανισμό.
Η φόρμα είναι ένα χαρακτηριστικό της εταιρικής ταυτότητας, χρησιμοποιείται για εσωτερική τεκμηρίωση εταιρείας, εξωτερική αλληλογραφία, συμβόλαια, αναφορές και άλλα έγγραφα. Τις περισσότερες φορές, κατά το σχεδιασμό ενός επιστολόχαρτου, προσπαθούν να τηρήσουν το αποδεκτό εταιρικό στυλ, επομένως τα χρώματα, οι γραμματοσειρές και άλλα χαρακτηριστικά αυτού του χαρακτηριστικού συμπίπτουν με τις παρόμοιες παραμέτρους των επαγγελματικών καρτών, φακέλων, φακέλων.
Τι περιλαμβάνεται στο επιστολόχαρτο
Το επιστολόχαρτο περιλαμβάνει μια συγκεκριμένη λίστα υποχρεωτικών και προαιρετικών στοιχείων. Έτσι, ένα από τα πιο σημαντικά δομικά μέρη ενός επιστολόχαρτου είναι το λογότυπο της εταιρείας ή άλλη εταιρική ταυτότητα. Επιπλέον, το επιστολόχαρτο πρέπει να περιέχει ένα τμήμα λεπτομερειών του οργανισμού, το οποίο δηλώνει τα στοιχεία επικοινωνίας του.
Εάν είναι επιθυμητό, το μπλοκ των απαιτήσεων περιλαμβάνει επίσης πληροφορίες σχετικά με τον τραπεζικό λογαριασμό, αλλά αυτό είναι ένα επιπλέον στοιχείο της επιστολόχαρτου. Επιπλέον, διατίθενται ξεχωριστές θέσεις στο επιστολόχαρτο για την ημερομηνία, τον αριθμό εγγραφής του εγγράφου, το όνομά του και το μπλοκ κειμένου. Το όνομα της εταιρείας μερικές φορές αναφέρεται ξεχωριστά, αλλά τις περισσότερες φορές περιλαμβάνεται στο λογότυπο ή σε άλλο εταιρικό λογότυπο της εταιρείας.
Αρχές διάταξης στοιχείων σε επιστολόχαρτο
Οι ιδιαιτερότητες της διάταξης μεμονωμένων στοιχείων στο επιστολόχαρτο καθορίζονται από τον επικεφαλής της εταιρείας, συχνά ανάλογα με το εταιρικό στυλ και τις προσωπικές προτιμήσεις. Το λογότυπο τοποθετείται συνήθως στο πάνω αριστερό μέρος του επιστολόχαρτου και το μπλοκ απαιτήσεων ευθυγραμμίζεται στο κέντρο ή μεταφέρεται στο δεξί μέρος. Δεν υπάρχουν αυστηροί κανόνες για τη διάταξη των στοιχείων στο επιστολόχαρτο, αλλά η αναφερόμενη δομή είναι πιο οικεία, πιο συχνά από άλλες, χρησιμοποιείται από τις σύγχρονες εταιρείες.
Η φόρμα εκτυπώνεται σε σελίδες Α4, συνήθως η εκτύπωση της παραγγέλλεται στον τυπογραφείο μαζί με τη δημιουργία άλλων εταιρικών χαρακτηριστικών (επαγγελματικές κάρτες, φάκελοι, ημερολόγια). Αυτή η προσέγγιση σας επιτρέπει να διατηρήσετε ένα ομοιόμορφο στυλ, να δημιουργήσετε μια θετική εντύπωση της εταιρείας ανάμεσα σε πιθανούς πελάτες και συνεργάτες.
