Εάν θέλετε να στείλετε μια επιστολή όχι σε ένα άτομο, αλλά σε πολλά μέλη της ομάδας εργασίας σας, το περιεχόμενο της επιστολής θα πρέπει να είναι ελαφρώς διαφορετικό από το συνηθισμένο. Επίσης, θυμηθείτε να ακολουθείτε τους κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας.
Οδηγίες
Βήμα 1
Δημιουργήστε μια λίστα συναδέλφων που θέλετε να συμπεριλάβετε στη λίστα αλληλογραφίας σας. Ελέγξτε εάν όλοι οι παραλήπτες σχετίζονται με το τρέχον ζήτημα. Αντίθετα, μπορείτε να παραλείψετε ένα άτομο που πρέπει να ενημερωθεί για κάτι με την επιστολή του. Μελετήστε τον κύκλο των ενδιαφερομένων. Αποφασίστε ποιος συνάδελφος θα βάλετε στο πεδίο «Αποδέκτης» και ποιος στο πεδίο «Cc». Συνήθως, οι άμεσοι εκτελεστές γράφονται στη στήλη «Αποδέκτης», και αυτοί που ελέγχουν τη διαδικασία ή συμμετέχουν σε αυτήν έμμεσα, καθώς και απλά ενδιαφέρονται υπάλληλοι, στο πεδίο «Αντιγραφή».
Βήμα 2
Σκεφτείτε πώς να οργανώσετε τα ονόματα των παραληπτών. Θα είναι πολύ πιο εύκολο για εσάς εάν η εταιρεία σας έχει συγκεκριμένους καθιερωμένους κανόνες ως προς αυτό. Διαφορετικά, η παραγγελία τους μπορεί να προσδιοριστεί με διαφορετικούς τρόπους. Για παράδειγμα, βάλτε τα επώνυμά τους με αλφαβητική σειρά. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί η αρχή της αρχαιότητας. Καλύτερα να βρείτε κάποια επιστολή από τον γραμματέα που απευθύνεται σε πολλούς παραλήπτες και να δείτε πώς το κάνει. Πιθανότατα, αυτό είναι το ανέπαφο πρότυπο της εταιρείας σας.
Βήμα 3
Υποδείξτε το θέμα του μηνύματος. Θα πρέπει να αντικατοπτρίζει εν συντομία το περιεχόμενό του. Μετά από αυτό, μεταβείτε στο σώμα της επιστολής. Ακολουθήστε τους κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας. Γεια σας στην ομάδα ευγενικά και προχωρήστε στο θέμα.
Βήμα 4
Γράψτε μόνο στην περίπτωση. Μην χάσετε σημαντικές λεπτομέρειες, αλλά μην αραιώσετε ούτε το "νερό". Εκτιμήστε το χρόνο των συναδέλφων σας. Εάν, για να κατανοήσετε καλύτερα την ουσία του μηνύματός σας, πρέπει να γνωρίζετε και άλλες αλληλογραφίες, τοποθετήστε εισαγωγικά στο κάτω μέρος της επιστολής. Μην ξεχάσετε να πείτε αντίο και εύχομαι σε όλους μια παραγωγική μέρα στη δουλειά.
