Προκειμένου η σύνταξη ενός μηνύματος προς τον γενικό διευθυντή του οργανισμού να μην γίνει βασανιστήριο για τον υπάλληλο, αρκεί να χρησιμοποιήσετε στην πράξη τους κανόνες για τη σύνταξη μιας επαγγελματικής επιστολής, δηλαδή, να σπάσει ολόκληρο το μήνυμα σε διάφορα μέρη και τακτοποιήστε σωστά.
Οδηγίες
Βήμα 1
Ξεκινήστε την επιστολή σας επισημαίνοντας σε ποιον γράφετε. Μορφοποιήστε το μήνυμα όπως είναι συνηθισμένο στην επαγγελματική αλληλογραφία. Στην επάνω δεξιά πλευρά του εγγράφου, γράψτε σε τρεις γραμμές τον τίτλο, το όνομα της εταιρείας και το επώνυμο του διαχειριστή, για παράδειγμα:
Στον Διευθύνοντα Σύμβουλο
LLC "IntersvyazKom"
Ιβάνοφ Ι. Ι.
Βήμα 2
Αναφέρετε ποιος είναι ο παραλήπτης της επιστολής. Κάντε το μετά την εσοχή από την προηγούμενη ενότητα του μηνύματος και στη δεξιά πλευρά. Πρέπει να επισημάνετε τη θέση και το επώνυμό σας με αρχικά, για παράδειγμα:
Από τον επικεφαλής του τμήματος πωλήσεων
Yesenina E. E.
Βήμα 3
Αναχωρήστε μερικές γραμμές από την προηγούμενη ενότητα, ευθυγραμμίστε τον κέρσορα στο μέσο της σελίδας, υποδείξτε τη φύση του μηνύματος. Μπορείτε να γράψετε "Σημείωμα", "Επιστολή πληροφοριών" ή "Επεξηγηματική σημείωση", όλα εξαρτώνται από τον λόγο για τον οποίο επικοινωνείτε με τον επικεφαλής του οργανισμού. Δεν χρειάζεται να βάλετε τελεία μετά τον τίτλο. Εάν η επιστολή σχετίζεται με οποιοδήποτε αίτημα, μπορείτε απλώς να επικοινωνήσετε με το διευθυντή με το όνομα και την πατρονομική με σεβασμό τρόπο.
Βήμα 4
Ξεκινήστε την επιστολή με λέξεις που εξηγούν τον λόγο για τη σύνταξή της, για παράδειγμα, "κατά τη διάρκεια των διαπραγματεύσεων μας", "σύμφωνα με το αίτημά σας" ή "με βάση τις προτάσεις σας".
Βήμα 5
Εάν η επιστολή σας σχετίζεται με ένα αίτημα για αγορά εξοπλισμού, βελτίωση ενός υπαλλήλου ή παροχή ευκαιρίας για ένα επαγγελματικό ταξίδι, είναι καλύτερα να ξεκινήσετε την επιστολή με τη φράση "Παρακαλώ εξετάστε την ευκαιρία …".
Βήμα 6
Δηλώστε την κατάσταση, κάντε εξηγήσεις, συντάξτε πίνακες ή γραφήματα, εάν το απαιτεί η φύση του γράμματος. Η ευθυγράμμιση του σώματος του εγγράφου πρέπει να ρυθμιστεί στο πλάτος της σελίδας. Κάθε γραμμή πρέπει να ξεκινά με μια εσοχή.
Βήμα 7
Υπογράψτε το γράμμα, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε το πρότυπο "με σεβασμό" πριν αναφέρετε το επώνυμο, αφού πρέπει να βάλετε κόμμα.
Βήμα 8
Μην ξεχάσετε να συμπεριλάβετε την ημερομηνία σύνταξης της επιστολής και να υπογράψετε το έντυπο έγγραφο.
Βήμα 9
Εάν ο οργανισμός σας διαθέτει εσωτερική επικοινωνία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ξεκινήστε την επιστολή σας με ένα μήνυμα και δώστε όλες τις πληροφορίες σε δωρεάν μορφή.
