Υπάρχουν ορισμένοι κανόνες για τη σύνταξη συνοδευτικής επιστολής που πρέπει να ακολουθηθούν. Δεν υπάρχει καθολικό πρότυπο για όλους τους τύπους γραμμάτων. Ωστόσο, τηρώντας τις απαιτήσεις του γενικού στυλ, μπορείτε να φτιάξετε ικανό χαρτί.
Οδηγίες
Βήμα 1
Μια συνοδευτική επιστολή χρησιμοποιείται πιο συχνά για την αποστολή ενός πακέτου εγγράφων. Συντάσσεται με αυστηρά τυπικό επιχειρηματικό στιλ. Απευθύνεται σε συγκεκριμένο άτομο ή οργανισμό. Εάν ο αποστολέας είναι νομική οντότητα, η συνοδευτική επιστολή πρέπει να βρίσκεται στην επικεφαλίδα του οργανισμού. Το σώμα της επιστολής πρέπει να αναφέρει την ημερομηνία εξόδου, τον αριθμό εγγραφής (ανατίθεται σύμφωνα με το εξερχόμενο περιοδικό), το όνομα του οργανισμού ή του παραλήπτη (θα πρέπει να αναφέρεται το πλήρες επώνυμο, το όνομα και το πατρονυμικό). Η διεύθυνση του παραλήπτη πρέπει να ξεκινά με τις λέξεις " Αγαπητέ μου … "- και στη συνέχεια με το όνομα και την πατρονομική … Το κείμενο της συνοδευτικής επιστολής πρέπει να περιέχει μια επικεφαλίδα, γενικό κείμενο, που περιλαμβάνει μια λίστα εγγράφων που επισυνάπτονται στην επιστολή, μια υπογραφή. Εάν ο αποστολέας της συνοδευτικής επιστολής είναι νομική οντότητα, τότε η σφραγίδα και οι πληροφορίες σχετικά με τον ανάδοχο (επώνυμο και απαιτούνται αρχικά, αριθμός τηλεφώνου επικοινωνίας).
Βήμα 2
Μια συνοδευτική επιστολή μπορεί επίσης να καταρτιστεί σε ηλεκτρονική μορφή, όταν στέλνετε αρχεία, γράμματα, εικόνες. Σε αυτήν την περίπτωση, συντάσσεται μια συνοδευτική επιστολή για να διευκρινιστούν τα δύσκολα σημεία, να υποδειχθεί μια προθεσμία ή να προσθέσετε κάτι. Στάλθηκε σε ξεχωριστό αρχείο από εφαρμογές.
Ο τίτλος μιας τέτοιας συνοδευτικής επιστολής θα πρέπει να απαντήσει στο κύριο ερώτημα - "Σχετικά με τι;" Για παράδειγμα, σχετικά με προμήθειες, συνέδρια κ.λπ.
Βήμα 3
Μπορείτε να ξεκινήσετε το κείμενο της συνοδευτικής επιστολής με τις ακόλουθες φράσεις: "Σε σχέση με τους όρους της σύμβασης Αρ. 1 με ημερομηνία 00.00.00, σας στέλνουμε ένα πακέτο εγγράφων …"; "Σας στέλνουμε υλικό επαλήθευσης …" και ούτω καθεξής.
