Όλα τα έγγραφα του οργανισμού πρέπει να φυλάσσονται στο αρχείο. Για παράδειγμα, ο φορολογικός κώδικας αναφέρει ότι τα πρωτεύοντα έγγραφα, έγγραφα που επιβεβαιώνουν την καταβολή φόρων και άλλα πρέπει να προστατεύονται για τέσσερα χρόνια. Υπάρχουν όμως και τέτοια έγγραφα που μπορούν να καταστραφούν μετά από ένα χρόνο, για παράδειγμα, τα προγράμματα διακοπών. Η απόρριψη πρέπει να πραγματοποιείται μετά την έκδοση της πράξης.
Οδηγίες
Βήμα 1
Πρώτον, πρέπει να σημειωθεί ότι έγγραφα που "έχουν εξυπηρετήσει τον σκοπό τους" μπορούν να εγγραφούν στην πράξη μόνο εάν η περίοδος έληξε πριν από την 1η Ιανουαρίου του έτους κατά την οποία συντάχθηκε ένα τέτοιο έγγραφο, δηλαδή έγγραφα του 2010 πρέπει να η πράξη μόνο το 2016.
Βήμα 2
Πριν από την εκπόνηση μιας πράξης και την καταστροφή της τεκμηρίωσης, καταρτίστε αποθέματα που πρέπει να εγκριθούν από τον επικεφαλής του οργανισμού και καταρτίστε ένα πρωτόκολλο.
Βήμα 3
Συνιστάται να συντάξετε μια πράξη με τη μορφή πίνακα. Στην επάνω δεξιά γωνία, καθορίστε τις λεπτομέρειες του οργανισμού. Στη συνέχεια, γράψτε «Εγώ εγκρίνω» με κεφαλαία γράμματα παρακάτω, σε κανονική γραμμή, υποδείξτε την παρακάτω θέση (διευθυντής, γενικός διευθυντής κ.λπ.), μετά το επώνυμο και τα αρχικά. Καθορίστε την ημερομηνία σύνταξης της πράξης ακόμη και παρακάτω.
Βήμα 4
Μετά από αυτό, υποδείξτε τον σκοπό, για παράδειγμα, να επισημάνετε τα έγγραφα που έχουν λήξει για καταστροφή. Στη συνέχεια, αναφέρετε τους λόγους, για παράδειγμα, "με βάση τη λίστα των τυπικών οργανωτικών εγγράφων …"
Βήμα 5
Παρακάτω είναι η ενότητα πίνακα, η οποία αποτελείται από οκτώ στήλες. Το πρώτο είναι ο σειριακός αριθμός. Το δεύτερο είναι το όνομα του εγγράφου, για παράδειγμα, προγράμματα διακοπών ή αλληλογραφία σχετικά με την εργασία με το προσωπικό. Το τρίτο είναι οι ημερομηνίες λήξης, δηλαδή οι ημερομηνίες που αναφέρονται στο έγγραφο διαρκούν, για παράδειγμα, το πρόγραμμα διακοπών λήγει το 2010, οπότε πρέπει να γράψετε "2010". Δεν χρειάζεται να καθορίσετε τον μήνα εδώ.
Βήμα 6
Στη συνέχεια έρχεται η στήλη με τους αριθμούς αποθέματος, εάν δεν υπάρχουν, τότε μπορείτε να βάλετε παύλες. Στη συνέχεια, τοποθετήστε το ευρετήριο της υπόθεσης σύμφωνα με την ονοματολογία, για παράδειγμα, το γράφημα 05-20, όπου το 05 είναι το ευρετήριο τμήματος και τα δύο δύο ψηφία είναι ο κανονικός αριθμός της υπόθεσης.
Βήμα 7
Μετά από αυτό, υποδείξτε τον αριθμό των μονάδων αποθήκευσης, για παράδειγμα, το γράφημα μπορεί να είναι σε ένα αντίγραφο, αλλά η αντιστοιχία με τα πλαίσια είναι στον πληθυντικό. Στη συνέχεια, συμπληρώστε το κουτί με τις περιόδους αποθήκευσης σύμφωνα με το βιβλίο αναφοράς. Στο τέλος, εάν είναι απαραίτητο, συμπληρώστε τη στήλη «σημείωση».
Βήμα 8
Μετά το μέρος του πίνακα, γράψτε ότι τα αποθέματα είναι διαθέσιμα και εγκριμένα από το πρωτόκολλο του κεφαλιού αναφέροντας τον αριθμό και την ημερομηνία της σύνταξής του.
Βήμα 9
Στη συνέχεια, συνοψίστε το σύνολο, το οποίο εκφράζεται στον αριθμό τεμαχίων εγγράφων που είναι έτοιμα για καταστροφή, για παράδειγμα, κατά την περίοδο 2006-2010, καταστράφηκαν 234 αντικείμενα.
Βήμα 10
Στη συνέχεια, ο διαχειριστής ελέγχει ξανά όλα τα δεδομένα και υπογράφει το έγγραφο.
