Ένα οργανωτικό και διοικητικό έγγραφο ονομάζεται πρωτόκολλο, το οποίο καταγράφει την πορεία των συζητήσεων για θέματα και τη λήψη αποφάσεων σε συναντήσεις, συναντήσεις, συναντήσεις και συνέδρια συλλογικών οργάνων.
Απαραίτητη
Λεπτά συνάντησης
Οδηγίες
Βήμα 1
Το πρωτόκολλο καταρτίζεται τόσο σε γενικές φόρμες όσο και σε κενά τυπικά φύλλα χαρτιού σε μορφή Α4 και περιέχει τις ακόλουθες αναφερόμενες λεπτομέρειες:
- όνομα του τύπου του εγγράφου και τον αύξοντα αριθμό του ·
- η ημερομηνία;
- τόπος σύνταξης του πρωτοκόλλου ·
- τίτλος στο κείμενο ·
- κείμενο ·
- υπογραφές του προέδρου και του γραμματέα.
Βήμα 2
Οι ακόλουθες λεπτομέρειες πρέπει να τοποθετηθούν στην κεφαλίδα πρωτοκόλλου:
- πλήρες όνομα του οργανισμού ·
- τύπος εγγράφου (δηλ. πρωτόκολλο) ·
- ημερομηνία και αριθμός ·
- τόπος σύνταξης του πρωτοκόλλου ·
- απευθείας ο ίδιος ο τίτλος στο κείμενο. Το όνομα του οργανισμού αναφέρεται με την οργανωτική και νομική μορφή και αντιστοιχεί στο επίσημα καθορισμένο όνομα (στον κανονισμό ή στον χάρτη του οργανισμού). Επίσης, η νομική μορφή είναι γραμμένη πλήρως και όχι με τη μορφή συντομογραφίας.
Βήμα 3
Το εισαγωγικό μέρος πρέπει να απαριθμεί εκείνους που είναι παρόντες στη συνεδρίαση και επίσης να αναφέρει ποιος ενήργησε ως πρόεδρος και ποιος ενήργησε ως γραμματέας. Εάν αυτά είναι τα πρακτικά μιας συνάντησης παραγωγής, τότε για όλους εκείνους που είναι παρόντες, θα πρέπει να αναφέρεται το όνομα της θέσης. Το εισαγωγικό μέρος τελειώνει με μια ημερήσια διάταξη. Επιτρέπεται η ακόλουθη καταχώριση: Υπήρχαν… άτομα.
Βήμα 4
Το κύριο μέρος του πρωτοκόλλου θα πρέπει να είναι δομημένο σύμφωνα με το ακόλουθο σχήμα: ΑΚΟΛΟΥΘΗΚΕ - ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ - ΑΠΟΦΑΣΗ (ΑΠΟΦΑΣΗ) ξεχωριστά για κάθε στοιχείο της ημερήσιας διάταξης και με κεφαλαίο γράμμα - σύντομη καταγραφή του περιεχομένου της έκθεσης, μήνυμα. Στην ενότητα SPEAKERS, το περίγραμμα είναι το ίδιο. Στην ενότητα ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΤΑΙ είναι απαραίτητο να εκτίθενται οι αποφάσεις που εκδόθηκαν από σημείο προς σημείο. Το κείμενο του πρωτοκόλλου υπογράφεται από τον γραμματέα και τον πρόεδρο.
