Η ημερήσια διάταξη είναι ο σκελετός μιας συνάντησης ή μιας συνάντησης. Σε αυτό καθορίζονται τα κύρια θέματα συζήτησης και οι κύριοι τομείς συζήτησης. Καθορίζει τη σειρά της συνάντησης, εστιάζει την προσοχή των συμμετεχόντων σε μια επαγγελματική συνομιλία, δεν επιτρέπει τη συζήτηση να εξελιχθεί σε μια χαοτική ανταλλαγή απόψεων.
Οδηγίες
Βήμα 1
Ξεκινήστε να προετοιμάζετε την ημερήσια διάταξη μόλις η διοίκηση αποφασίσει σχετικά με την ημερομηνία και το θέμα της συνάντησης. Ζεστό στα τακούνια, θα είναι πιο εύκολο για εσάς να διατυπώσετε τα σημεία του. Επιπλέον, θα έχετε αρκετό χρόνο για να διορθώσετε την πρώτη επιλογή εάν ο διαχειριστής θέλει να τροποποιήσει.
Βήμα 2
Επισημάνετε τις κύριες και μικρές πτυχές του θέματος της συνάντησης. Μην υπερφορτώνετε την ατζέντα με μικρά ζητήματα που μπορούν να επιλυθούν σε τακτική βάση. Η καλύτερη επιλογή είναι να συμπεριλάβετε 1-2 σημαντικά σημεία, στη συζήτηση για την οποία ενδιαφέρεται η πλειοψηφία της ομάδας και να αφήσετε χρόνο για άμεση επίλυση λιγότερο σημαντικών ζητημάτων, συμπεριλαμβανομένων αυτών που προέκυψαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
Βήμα 3
Διατυπώστε τα θέματα της ημερήσιας διάταξης. Αποφύγετε διφορούμενες ή διφορούμενες προτάσεις. Κάντε τα στοιχεία της ατζέντας σας όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένα. Αφού τα διαβάσει, ο συμμετέχων στη συνάντηση πρέπει να κατανοήσει εύκολα την ουσία του προβλήματος και τον σκοπό της συζήτησής του. Εάν έχετε οποιεσδήποτε δυσκολίες, ζητήστε βοήθεια από έναν ειδικό που θα δώσει ομιλία σε αυτό το θέμα.
Βήμα 4
Κάθε στοιχείο θα πρέπει να ξεκινά με την πρόθεση "about" ή "about": "Με πρωτοβουλία του τμήματος πωλήσεων να πραγματοποιήσει μια ημέρα καθαρισμού" ή "Σχετικά με την ανακατανομή των λειτουργιών μεταξύ του τμήματος μάρκετινγκ και της υπηρεσίας τύπου", κ.λπ. Εάν παρουσιαστεί κάποιο κανονιστικό έγγραφο προς συζήτηση, η ρήτρα μπορεί να έχει ως εξής: "Με την έγκριση του Χάρτη της επιχείρησης" ή "Σχετικά με τροποποιήσεις στις περιγραφές θέσεων εργασίας του προσωπικού της γραμματείας" κ.λπ. Για ενημερωτικές ερωτήσεις που δεν απαιτούν συζήτηση, δώστε μια κατάλληλη εξήγηση σε παρενθέσεις ή χωρισμένες με άνω και κάτω τελεία. Για παράδειγμα, "Σε πολλά υποσχόμενους τομείς έκδοσης βιβλίων: Έκθεση του Αναπληρωτή Γενικού Διευθυντή για ένα επαγγελματικό ταξίδι στο σεμινάριο."
Βήμα 5
Δομήστε την ατζέντα σας. Στην πράξη, υπάρχουν δύο τρόποι για να οργανώσετε ερωτήσεις: από τις πιο σημαντικές έως τις λιγότερο σημαντικές και από τις μικρές έως τις σημαντικές. Κάθε επιλογή έχει τις θετικές της πτυχές. Στην πρώτη περίπτωση, τα κύρια θέματα εξετάζονται στην αρχή της συνάντησης. Οι εργαζόμενοι είναι πιο δραστήριοι, η κόπωση δεν τους επηρεάζει ακόμη. Ωστόσο, η συζήτηση του πρώτου ερωτήματος μπορεί να συνεχιστεί, δεν θα έχει απομείνει χρόνος για την επίλυση μικρών, αλλά σημαντικών προβλημάτων. Εάν η συνάντηση ξεκινά με λιγότερο σημαντικά σημεία, οι εργαζόμενοι σταδιακά εντάσσονται στο ρυθμό και μέχρι τη στιγμή που θα ανακοινωθεί το κύριο θέμα, είναι έτοιμοι για εποικοδομητικό διάλογο.
Βήμα 6
Εκτυπώστε την ημερήσια διάταξη σύμφωνα με τις γραφικές απαιτήσεις του οργανισμού σας. Εκτός από τις πραγματικές ερωτήσεις προς συζήτηση, αναφέρετε την ημερομηνία, την ώρα, την τοποθεσία της συνάντησης, τους ομιλητές, τους συμμετέχοντες και τους προσκεκλημένους εμπειρογνώμονες. Εγκρίνετε το έγγραφο με τον επικεφαλής του οργανισμού. Θα επισυνάψετε την αρχική ημερήσια διάταξη αργότερα στα πρακτικά της συνεδρίασης. Με βάση την εγκεκριμένη ημερήσια διάταξη, ετοιμάστε ένα ενημερωτικό δελτίο ή ανακοινώσεις για υπαλλήλους.
