Μια αναλυτική σημείωση είναι ένας ειδικός τύπος τεκμηρίωσης υπηρεσίας. Ο κύριος στόχος του είναι να επιστήσει την προσοχή του διευθυντή σε ένα συγκεκριμένο πρόβλημα. Περιέχει προτάσεις για την αντιμετώπιση της κατάστασης της κρίσης, παραθέτει τις κύριες κατευθύνσεις και τα στάδια της δραστηριότητας. Ένα σημείωμα πολιτικής δεν πρέπει να συγχέεται με μια αναλυτική έκθεση. Το πρώτο περιγράφει τις προοπτικές ανάπτυξης των εκδηλώσεων, το δεύτερο αξιολογεί τα αποτελέσματα των ληφθέντων μέτρων. Κάθε οργανισμός έχει τις δικές του απαιτήσεις για την προετοιμασία εσωτερικών εγγράφων. Ωστόσο, κάθε αναλυτική σημείωση περιέχει μέρη όπως εισαγωγή, κύριο μέρος, συμπέρασμα, παραρτήματα.
Οδηγίες
Βήμα 1
Εισαγωγή
Σε αυτό το μέρος της σύνοψης πολιτικής, θα πρέπει να επισημάνετε τη σημασία του προβλήματος με το οποίο επικοινωνείτε με τον διαχειριστή σας. Δηλώστε με σαφήνεια τους λόγους που σας απασχολούν, αξιολογήστε τη ζημία που έλαβε ο οργανισμός. Αναφέρετε τις πηγές πληροφοριών και τις μεθόδους ανάλυσης που χρησιμοποιήσατε. Καθορίστε προθεσμίες για την επίλυση του προβλήματος.
Για παράδειγμα, ας πούμε ότι είστε ο επικεφαλής του διαφημιστικού χώρου για ένα περιοδικό. Τους τελευταίους τρεις μήνες, ο όγκος των διαφημιστικών πωλήσεων μειώνεται σταδιακά, αν και οι υπάλληλοί σας εργάζονται επιμελώς. Καταλαβαίνετε ποιος είναι ο λόγος, αλλά δεν μπορείτε να επιλύσετε μόνοι σας την κατάσταση.
Στην εισαγωγή της αναλυτικής σημείωσης, γράψτε ότι βρήκατε μείωση των πωλήσεων, διεξήγαγε ανάλυση της κατάστασης (έλεγξε τα σχέδια και τις εκθέσεις του τμήματος, μίλησε με κάθε υπάλληλο, οργάνωσε μια εσωτερική συνάντηση), επεξεργάστηκε συγκεκριμένες ιδέες, οι οποίες υποβάλλετε στον διαχειριστή για έγκριση.
Βήμα 2
Κύριο μέρος
Εδώ πρέπει να εξετάσετε όλες τις πτυχές του προβλήματος όσο το δυνατόν λεπτομερέστερα και να προτείνετε μια λύση για καθένα από αυτά.
Επισημάνετε τις υποενότητες στο κείμενο με τον αριθμό των προτάσεων, με επικεφαλίδες εν συντομία αλλά με σαφήνεια. Σε κάθε μία, δηλώστε πρώτα την αρνητική πλευρά και μετά την πραγματική ουσία των αλλαγών, καθώς και το εκτιμώμενο υλικό και τεχνικό κόστος και την κατανομή των ευθυνών μεταξύ των εργαζομένων.
Τακτοποιήστε προτάσεις με φθίνουσα σειρά σπουδαιότητας ή με χρονολογική σειρά.
Δώστε όσο το δυνατόν περισσότερες λεπτομέρειες. Αυτό θα σας δείξει έναν υψηλό βαθμό ιδιοκτησίας της κατάστασης και την επεξεργασία του προβλήματος. Παραθέστε τα επιχειρήματα και τους υπολογισμούς υποστήριξης. Εδώ μπορείτε επίσης να αναφερθείτε στη θετική εμπειρία που είναι γνωστή σε αυτόν τον τομέα.
Για να αυξήσετε την αντικειμενικότητα της αναλυτικής σημείωσης, παρέχετε δεδομένα (πληροφορίες, πληροφορίες) που λαμβάνονται από άλλα δομικά τμήματα του οργανισμού.
Στο παραπάνω παράδειγμα, το κύριο σώμα της Πολιτικής Σύντομης Ενέργειας μπορεί να περιλαμβάνει μια πρόταση για ένα νέο θέμα με τίτλο, "Οικιακές συσκευές". Για αυτήν την κατηγορία, θα βρεθούν διαφημιστές για μεγάλο χρονικό διάστημα. Έχει προγραμματιστεί να εμπλέξει εσωτερικούς δημοσιογράφους στη δημιουργία διαφημιστικών και ενημερωτικών κειμένων.
Μπορεί επίσης να υποβληθεί πρόταση για την κατανομή ενός αυτοκινήτου της εταιρείας στους υπαλλήλους του τμήματος για επίσκεψη σε απομακρυσμένα γραφεία πελατών, γεγονός που θα μειώσει την απώλεια του χρόνου εργασίας και του κόστους ταξιδιού. Αυτή η διατριβή πρέπει να επιβεβαιωθεί με υπολογισμούς που λαμβάνονται στο λογιστικό τμήμα.
Βήμα 3
συμπέρασμα
Δηλώστε τα κύρια ευρήματα για κάθε υποενότητα του κύριου σώματος. Ωστόσο, προσπαθήστε να αποφύγετε τις άμεσες επαναλήψεις του κύριου κειμένου. Ταυτόχρονα, βεβαιωθείτε ότι οι προτάσεις που δεν αναφέρονται στο κύριο μέρος δεν εμφανίζονται ξαφνικά στο κείμενο του συμπεράσματος.
Να είστε συνοπτικοί αλλά πειστικοί. Ένα συμπέρασμα δεν μπορεί να αντικρούσει άλλο. Και όλα αυτά πρέπει να είναι λογικά και να περιέχουν θετικές προβλέψεις για το εγγύς μέλλον.
Το τελευταίο μέρος του ήδη εξεταζόμενου παραδείγματος θα περιέχει ένα συμπέρασμα σχετικά με τον αντίκτυπο της νέας κατηγορίας στην αύξηση των πωλήσεων διαφημίσεων. Τα στοιχεία της πρόβλεψης μπορεί να μοιάζουν με αυτό: σχεδιάζεται να προσελκύσει 5 διαφημιζόμενους για μια περίοδο 6 μηνών με προϋπολογισμό 50 χιλιάδες ρούβλια.
Βήμα 4
Εφαρμογές
Πρόσθετο υλικό που συλλέγεται σε μια ειδική ενότητα θα αυξήσει την αξιοπιστία των δηλώσεών σας, απεικονίζει τις παρεχόμενες πληροφορίες. Μπορείτε να τοποθετήσετε πίνακες, γραφήματα, διαγράμματα και άλλο οπτικό υλικό στην εφαρμογή.
