Σχεδόν όλες οι προσφυγές που απαιτούν λήψη αποφάσεων στο πλαίσιο της επιχείρησης απευθύνονται στον πρώτο επικεφαλής. Ο σχεδιασμός τους διέπεται από τους γενικούς κανόνες της εργασίας γραφείου. Μια επιστολή που απευθύνεται στον διευθυντή αναφέρεται ακριβώς σε τέτοια έγγραφα, αλλά έχει ορισμένα χαρακτηριστικά που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά τη σύνταξή του.
Οδηγίες
Βήμα 1
Αρχικά, καθορίστε τον τύπο της επαγγελματικής επιστολής, από τον οποίο θα εξαρτηθεί ο σχεδιασμός της. Μπορεί να είναι μια ενημερωτική επιστολή, μια επιστολή αίτησης ή άρνησης, μια υπενθύμιση, μια επιβεβαίωση ή μια συμβατική επιστολή. Σε κάθε περίπτωση, ξεκινήστε τη σύνταξη από την επάνω δεξιά γωνία του φύλλου, η οποία παραδοσιακά προορίζεται για την τοποθέτηση των στοιχείων του παραλήπτη και του αποστολέα.
Βήμα 2
Σημειώστε εδώ το όνομα της εταιρείας, τη θέση, το πλήρες όνομα του κεφαλιού στην υποθετική περίπτωση. Ακριβώς κάτω από αυτό, εισαγάγετε τα δικά σας στοιχεία σε παρόμοια μορφή. Αλλά εδώ μπορείτε να προσθέσετε το όνομα της δομικής μονάδας στην οποία εργάζεστε, συντεταγμένες για επικοινωνία. Ένα τηλέφωνο ή e-mail που δημοσιεύτηκε εδώ μπορεί να επιταχύνει τη λήψη απάντησης στο αίτημά σας. Σε αυτό το μέρος, μπορείτε επίσης να αναφέρετε εν συντομία το θέμα της επιστολής, την ουσία της ένστασης, για παράδειγμα, "σχετικά με την παραβίαση της προθεσμίας" ή άλλα.
Βήμα 3
Δεν γράφουν το όνομα του εγγράφου κατά τη σύνταξη επαγγελματικών επιστολών, αλλά αμέσως ξεκινούν με μια έκκληση προς τον διευθυντή με όνομα και πατρονική, συνήθως μετά τη λέξη "Αγαπητέ". Στη συνέχεια, τοποθετήστε το κύριο κείμενο της επιστολής, το οποίο θα ήταν πιο λογικό να ξεκινήσετε με μια περιγραφή των περιστάσεων που σας έκαναν να γράψετε αυτήν την ένσταση. Στη συνέχεια, δηλώστε το θέμα όσο το δυνατόν συντομότερα, αποφεύγοντας περιττές λεπτομέρειες. Μόνο γεγονότα και αριθμοί. Να τηρείτε αυστηρά το στυλ παρουσίασης που μοιάζει με επιχείρηση.
Βήμα 4
Στο τέλος, δηλώστε το αίτημά σας, την προσφορά ή την υπενθύμιση. Ονομάστε το χρονικό πλαίσιο στο οποίο θα περιμένετε μια απόφαση για αυτό το ζήτημα και πώς θα ειδοποιηθείτε σχετικά με αυτά. Υπογράψτε την επιστολή με τον επικεφαλής του οργανισμού σας (τμήμα, τμήμα κ.λπ.). Αποκρυπτογραφήστε την υπογραφή σε παρένθεση, αναφέροντας το επώνυμο και τα αρχικά του ατόμου που εξουσιοδοτείται να υπογράψει το έγγραφο, καθώς και τη θέση του.
