Η προετοιμασία δημόσιων μη χρηματοοικονομικών εκθέσεων είναι μια σχετικά νέα τάση στις κοινωνικά προσανατολισμένες ρωσικές επιχειρήσεις. Η δημόσια έκθεση της εταιρείας δεν έχει καμία σχέση με το εσωτερικό σύστημα αναφοράς και διαφέρει ριζικά από τη λογιστική ανάλυση, επομένως η διαδικασία προετοιμασίας του εγγράφου έχει τα δικά της βασικά χαρακτηριστικά.
Διαφάνεια επιχειρηματικών πληροφοριών
Δημόσιες εκθέσεις ήρθαν σε εγχώριες επιχειρήσεις από τη Δύση, όπου για δεκαετίες χρησιμοποιήθηκαν ως μηχανισμός για τη δημιουργία διαφάνειας πληροφοριών στις δραστηριότητες των οργανισμών. Στις Ηνωμένες Πολιτείες και την Ευρώπη, κατά κανόνα, όλες οι μεγάλες εταιρείες δημοσιεύουν εκθέσεις βιώσιμης ανάπτυξης ετησίως, στις οποίες παρέχουν πληροφορίες σχετικά με την κοινωνική συνιστώσα της εργασίας τους και μέτρα για την προστασία του περιβάλλοντος.
Τις περισσότερες φορές, τέτοιες αναφορές συντάσσονται από μη μεταλλευτικές, βιομηχανικές και μεταποιητικές επιχειρήσεις από ένα μεγάλο τμήμα της αγοράς. Στα έγγραφα, μαζί με τους ετήσιους όγκους παραγωγής, σημειώνουν τα οφέλη που έχουν αποφέρει στην κοινωνία. Έτσι, οι δημόσιες εκθέσεις αποτελούνται κυρίως από τα αποτελέσματα των φιλανθρωπικών δραστηριοτήτων του οργανισμού, τη συμμόρφωση με την περιβαλλοντική νομοθεσία, τη συμμετοχή στην ανάπτυξη της κοινωνίας των πολιτών και την υποστήριξη κοινωνικών πρωτοβουλιών.
Η τάση των τελευταίων ετών δείχνει αύξηση του ενδιαφέροντος από τις μεσαίες και ακόμη και τις μικρές επιχειρήσεις για την προετοιμασία δημόσιων εκθέσεων, γεγονός που δείχνει τη χρησιμότητα αυτού του μηχανισμού για την επίτευξη εταιρικών στόχων. Οι μικροί συμμετέχοντες στην αγορά έχουν κατανοήσει ότι οι πληροφορίες σχετικά με τη χορηγία για αθλητικούς συλλόγους και την προστασία μιας σχολής τέχνης, ακόμη και με χαμηλό οικονομικό κόστος, πρέπει σίγουρα να γίνουν δημόσιες.
Οι κύριοι αποδέκτες των δημόσιων εκθέσεων είναι:
- ένα ευρύ φάσμα του κοινού - καταναλωτές υπηρεσιών και αγαθών, ο πληθυσμός της περιοχής στην οποία δραστηριοποιείται η εταιρεία ·
- επιχειρηματικοί εταίροι - ιδρυτές εταιρειών, μέλη του διοικητικού συμβουλίου, εκπρόσωποι εξυπηρέτησης πελατών, εργολάβοι, ακόμη και ανταγωνιστικοί οργανισμοί.
- μέσα μαζικής ενημέρωσης;
- υπάλληλοι της εταιρείας.
Μια δημόσια έκθεση είναι ένα έγγραφο προσαρμοσμένο για ένα ευρύ φάσμα ενδιαφερομένων, το οποίο επηρεάζει το στυλ γραφής, τη γραφιστική και την επιλογή πληροφοριών για υποβολή.
Επιλογή πληροφοριών
Η συλλογή πληροφοριών για δημόσιες αναφορές συνεχίζεται. Η καλύτερη επιλογή είναι να διαθέσετε μια ξεχωριστή μονάδα προσωπικού για την εκτέλεση αυτής της εργασίας. Τα καθήκοντα ενός εργαζομένου, στην περίπτωση αυτή, θα πρέπει να περιλαμβάνουν τη συστηματική συλλογή πληροφοριών από όλα τα διαρθρωτικά τμήματα της επιχείρησης σύμφωνα με επαληθευμένα κριτήρια.
Αυτά τα τμήματα πληροφόρησης θα πρέπει να περιλαμβάνουν όλες τις πληροφορίες σχετικά με την υλοποίηση κοινωνικών έργων, συγκεκριμένα: συναντήσεις με κυβερνητικούς αξιωματούχους, καταναλωτές, εργασίες για εκκλήσεις πολιτών, φιλανθρωπικές εκδηλώσεις κ.λπ.
Όπως αναφέρεται συχνά στο μεθοδολογικό υλικό για την προετοιμασία αναφορών, η ίδια η διαδικασία συλλογής πληροφοριών ωθεί τις εταιρείες στην ανάγκη να αυξήσουν την φιλανθρωπική υποστήριξη, να δημιουργήσουν νέα κοινωνικά προγράμματα, να ανακοινώσουν επιχορηγήσεις κ.λπ.
Οι μεγάλες επιχειρήσεις, κατά κανόνα, δεν εφευρίσκουν τις δικές τους «συνταγές» για την προετοιμασία δημόσιων αναφορών, αλλά χρησιμοποιούν τις «Οδηγίες για την κοινωνική ευθύνη» του GOST ISO 26000, οι οποίες ομαδοποιούν όλους τους βασικούς στόχους της δημιουργίας δημόσιων εγγράφων.
Υποβολή πληροφοριών
Ένα σημαντικό κριτήριο για μια δημόσια έκθεση υψηλής ποιότητας είναι η διαθεσιμότητα της αντίληψης για ένα ευρύ φάσμα ανθρώπων. Τέτοια έγγραφα πρέπει να είναι κατανοητά από σχεδόν οποιοδήποτε ενδιαφερόμενο άτομο, να χρησιμεύσει ως αξιόπιστη πηγή πληροφοριών και δεν απαιτούν πρόσθετα αιτήματα προς την εταιρεία για διευκρινίσεις.
Συχνά, οι δημόσιες αναφορές έχουν μεγάλο αριθμό γραφημάτων, διαγραμμάτων και πινάκων, γεγονός που απλοποιεί την παρουσίαση των πληροφοριών. Οι φωτογραφίες είναι επίσης ένα σημαντικό μέρος μιας ποιοτικής δημόσιας έκθεσης.
Η πρακτική δείχνει ότι η διάταξη μιας δημόσιας έκθεσης πρέπει να στρέφεται προς ένα φυλλάδιο και όχι μια παρουσίαση ντοκιμαντέρ. Τις περισσότερες φορές, μια δημόσια αναφορά έχει οριζόντια μορφή.
Η δομή του εγγράφου περιλαμβάνει μια σελίδα τίτλου, περιεχόμενο, μια εισαγωγή, η οποία μπορεί να αντικατασταθεί από μια ομιλία καλωσορίσματος από τον επικεφαλής του οργανισμού, το κύριο μέρος, ένα συμπέρασμα και ένα λεξικό ορολογίας. Το αλφαβητικό ευρετήριο θα διευκολύνει επίσης την πλοήγηση στο έγγραφο, αλλά για χάρη του μήκους μπορεί να παραλειφθεί.
Διανομή της δημόσιας έκθεσης
Η έντυπη δημόσια έκθεση προορίζεται να σταλεί σε βασικούς παραλήπτες - ιδρυτές, καθώς και σε επιχειρηματικούς εταίρους. Σε ηλεκτρονική μορφή, η δημόσια έκθεση δημοσιεύεται στον επίσημο ιστότοπο και αποστέλλεται σε εκπροσώπους των μέσων ενημέρωσης.
Για να ενημερώσετε τους υπαλλήλους του οργανισμού, αποστέλλεται μια ηλεκτρονική έκδοση της δημόσιας έκθεσης στα τμήματα του οργανισμού.
